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| 2011/09/20 15:19:46瀏覽1332｜回應0｜推薦3 | |
| 壹、管理委員會業務執行情形： 一、區分所有權人會議決議事項之執行︰ 本社區99年度臨時區分所有權人會議，於中華民國99年 2月27日上午9點，在本社區一樓大廳舉行，會中除選出第 三屆管理委員外，並就社區應興應革事項進行討論表決， 大會通過四個議案、五個監察糾正案，亦即第三屆管理委 員會及第三屆主任委員鍾松濤先生，依據公寓大廈管理條 例第36條第1款之規定，應於其任期內執行 上述決議案。 ※經國之星社區99年度臨時區分所有權人會議會議紀錄 （附件一）。 經國之星社區99年度臨時區分所有權人會議之決議案 及監察糾正案之執行，本社區第三屆管理委員會依其輕重 緩急，逐一於每月例行月會中討論執行細節，並責成管理 中心依委員會議所做成之決議確實執行，茲將每一建議案 執行經過及成果詳述於後： 決議案（1）社區訂定寵物管理辦法案： 執行成果：於99年3月20日之第三屆第一次管理委員會議 中，第一次討論，經過多次修正內容後於99年4月10做成 決議並公告實施，並於99年12月4日，所舉行之第四屆區 分所有權人會議中，進行二讀，列入社區規約中。 （附件二） 決議案（2）車道門禁系統重新建置案。 執行成果︰本案於99年3月20日之第三屆第一次委員會中 討論，經過多次研商，審查設計，並於99年5月14日公告招 標（附件三），於六家投標廠商中選取兩家最有利標，並 於99年5月29日之臨時會議中以委員投票方式決標，會後立 即簽約發包施工，該項工程於99年底完工啟用。 決議案（3）裁撤管理中心秘書，已電腦作帳取代人 工，精簡人事成本案。 執行成果：99年1月1日起引進菁英公寓大廈管理維護股份 有限公司所提供之帳務管理系統軟體，使社區財務管理邁 入e化之新紀元（附件四）並裁撤秘書一名，精簡該年度人 事支出達四十三萬元之譜。 決議案（4）授權管理委員會向縣政府申請99年度公 寓大廈共用設施維護修繕補助款案。 執行成果：本案以社區消毒、清洗水塔、抽水肥等項目進 行社區清潔，並依縣政府規定進行申請，桃園縣政府於99 年5月26日來函核准（附件五），並於99年11月2日匯入本 社區管理委員會帳戶，計新台幣四萬七千六百七十元整。 監察糾正案（1）區分所有權人對花園植栽維護，應 按建商原始設計，進行維護︰ 執行成果：本案於99年6月19日所舉行之第三屆第四次委 員會議中，討論依年度預算及區分所有權人會議決議，進 行全年度10萬元之社區花園按原始設計，進行養護及植栽 補種，本案之精神一直延續到現在，對社區綠化及美化不 遺餘力持續進行中。 監察糾正案（2）頂樓設置曬衣架須取得建商同意， 並完備政府法令相關流程後設置。 執行成果：本案經與建商取得同意函後，並經法律顧問華 信國際法律事務所，解釋政府相關法令，確定無違法之嫌 後，完成曬衣架之設置。 監察糾正案（3）交誼廳增設衛星數位天線，應釐清 節目播放及設置之合法性，在釐清之前暫停使用。 執行成果：本案經與原承包廠商連繫，該廠商已結束營業 ，無法證明該項設備之合法性，為保障全體區分所有權人 權益，免於觸法，該項設備已於99年7月之第五次管理委員 會中決議廢除。 監察糾正案（4）要求管委會將管理基金及公共基金 分開定存。 執行成果：本社區第三屆管理委員會，已於99年6月25日 將原本之基金定存，分開為管理基金及公共基金。 監察糾正案（5）頂樓防火門更換，應採購有合法證 明及標章之防火門，並要求撤換不合法之防火門。 執行成果：本社區第三屆管理委員會，經調查社區防火門 不符合格標準者，計有D棟及E棟，已分別於99年3月及10月 更換為，具有經濟部商品檢驗局檢驗合格標章之防火門。 二、規約、會議紀錄、竣工圖說均分別歸檔於行 政檔案及圖測檔案文件中。 ※本社區因礙於篇幅，特附第第四屆第二次委員會議通知 及紀錄（如附件六）。 三、本社區文件保管依下列四大類歸檔： （1）社區基本檔案：圖測檔案文件、設備檔案文件、規 約、證照檔案文件等。 （2）社區基本名冊：包括各類名冊檔案文件、諸如區分 所有權人名冊、住戶名冊、社區停車位及其使用人 名冊、管理委員會名冊等。 （3）財務管理檔案：收支月報表、零用金收支明細表、 管理費繳交明細表、存摺及定存單等。 （4）行政檔案：合約書、年度計畫、各類會議紀錄收文 、發文彙整、委託書等。 ※本社區檔案歸檔情形如附件七。 四、住戶反映事項及住戶違規制止情形： （1）本社區於99年度元月份起，即於管理中心設置「住戶 反映事項簿」，社區總幹事每日查閱，若是公設維修 ，即刻處理，若是秩序維護類或為住戶間糾紛，立即 召開協調會，調停前管委會會正式發文給事件相關者 ，這樣不僅讓參加者覺得受重視，參予調停的意願也 大大的提高，除此之外本社區也邀請住戶旁聽，讓當 事人減少發 生口角或暴力事件之機率，協調會也做 成決議書，雙方簽字，以表示對協調結果的尊重 （如附件八）。 （2）社區住戶若有違反社區規約或公寓大廈管理條例，管 委會會以情理兼具的態度立即處理，首先會以好鄰居 的心態來勸導住戶，若情節重大或屢勸不聽，除由管 理中心貼單勸導之外，並發文與當事人要求改善，再 若不從，則報請桃園縣政府使管科裁處。(如附件九) 五、社區總幹事公寓大廈服務認可證：(如附件十） 貳、 財務管理情形： 一、本社區99年度財務預算及決算表(如附件十一)： （1）本社區財務管理採用菁英帳務管理系統，以電腦代替 人工，除減少人力成本外，亦可避免人為疏失所產生 之錯誤，可謂一舉數得，加上該公司的稽核制度和社 區委員的用心，使得財務管理成為社區最為強力的一 環。 （2）本社區無論財務收益、管理費收入、固定支出及各項 費用，均採行預算制度，配合年度工作計畫，對各類 收支嚴格管控，並依社區規約，於年終提撥該年度管 理費總收入之5%進入管理基金定存帳戶。 （3）管理費欠繳戶均按社區規約進行催繳，每月5日以電 話及催繳單，對欠繳戶進行柔性催繳（如附件十二） ，每月15日將欠繳達二個月之住戶名單，公告於各棟 電梯（如附件十三），每月25日將欠繳達二個月之住 戶，以存證信函方式催繳（如附件十四），欠繳戶於 接獲存證信函如仍未繳納，則向法院申請以支付命令 ，進入法律程序（如附件十五），經過如此縝密之催 繳程序，社區欠繳率，大幅度降低。 二、財務收支報表：（如附件十六） 當月收支報表、收款三聯單、收入日報表、收入月 報表、應付帳款明細、預繳、欠繳明細、支出單據、付 款憑證等裝訂成冊，歸入財務管理檔案。 三、本社區現金分為公共基金、管理基金、活期存款 機械車位專戶、零用金等，其運用依切依照經國之 星社區規約執行。 參、區分所有權人會議召開情形： 一、本經國之星社區，每年均依規約召開區分所有權 人會議乙次，會中除選舉下屆委員之外，並就社 區規約或共用設施之應興應革事項，進行討論與 表決。 二、本社區區分所有權人，對參加區分所有權人會議 ，均相當踴躍，若無法出席者亦能填寫委託書 （如附件十七），使會議能順利召開。 三、99年度臨時區分所有權人會議紀錄如附件一，並 列舉選票，表決單式樣如附件十八。 |
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