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夏老師
等級:8
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2017/01/03 17:47
附件不與公文分離為原則,但因故不能隨附時,在管理資料第5項【附件:】之後,註明:紙本附件另送;此一作法,可行。事後補送時,無須再行文,只送【紙本附件】即可,但可在附件明顯處,書寫某某文號之附件。

tearsea
等級:1
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2017/01/03 08:53

夏老師您好~

我是在一次上了您的課後開始認識您。您在講述公文的時候,超生動又實用。晚輩想在此請教您一個問題。

我是私立高中的文書組長,我們有一位同仁她請我發一份文給教育局。他的附件要紙本送達,但是他希望我先用電子發文發送一次(不含附件,僅於附件說明處增加一句紙本後送),之後再用紙本再送一次,這次就含附件。想請教這樣同一份文(文號相同)是否可以這樣重複發送?謝謝!



夏老師
等級:8
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2016/12/30 22:18
所提:OOOOO計畫真的已經辭窮,用不下去了…。對於計畫的名稱,因與公文製作或文書處理,較欠關連,很抱歉!本人對此一樣陌生,難以給予建議。另外,所提:"要點"、"程序"..,確實不妥,這些都是屬於行政命令的名詞。

夏老師
等級:8
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2016/12/24 19:31

致姐姐網友:《文書處理手冊》沒有【電話會議】乙種,本人也不太了解什麼叫【電話會議】,通常會議必須3人以上,能有3人同時對談的電話嗎?以往有【公務電話紀錄】乙種,定義是:凡公務上聯繫、通知等可用電話簡單說明之事項,經通話後,發話人認有必要,可用【公務電話紀錄】複寫兩份,一份送受話人,雙方附卷,以供查考。

致江網友:[職]與[屬]意義相近,但若要細分,前者係指現職下對上的謙稱;後者係指對過去長官的謙稱,所以也有人自稱【舊屬】。另外,有網友提問:公文「主旨」能否使用「問號(?)」。按「問號(?)」在公文內都可以使用,只要有表示疑惑之處,均可使用問號,不分在「主旨」、「說明」、「辦法」內。


夏老師
等級:8
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2016/12/21 19:32

公文困惑者所提問題,簡述如下:
一、原則上,核發證明文件要以當時的日期、文號及負責人為準,不因幾年前申請或負責人不同而有異。
二、一個機構的負責人只是這個機構的代表,機關的權利義務不因上期負責人與這期負責人不同而有差異,所以這期核發上期的證書,仍須蓋這期的負責人。


另外,某某網友提及:「將結果於文到後10日過會」,其中會讓人不解的是「過會」;過,送達之意。「將結果於文到後10日過會」,意思就是:請將辦理結果在公文收到後10日內,送到本會來。(註:發文機關一定是00000會)


公文困惑者
2016/12/19 12:52
夏老師,您好:

想請教有關證書的編號.核發日期和署名問題:
1. 編號有無一定是當年度,若是幾年前申請現在重新核發,在編號上和日期上的規範? 
2. 由於負責人更迭,多年前負責人和現今負責人不同,請問使用哪一位?
3. 依慣例,上期是這期核發,但上期負責人與這期負責人不同,上期證書是使用哪一位負責人?

敬請您釋疑,謝謝。  Email:allison@saturn.yzu.edu.tw URL:URL

夏老師
等級:8
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2016/12/11 10:47
致翁淑鳳小姐:所提【承辦單位都將自己列為副本收受者】,這是傳統作法;《檔案法》實施後,這種作法會有風險,因而建議你們,除有續辦必要,不宜將承辦單位列為【副本收受者】,改依規定加發「抄本(件)」之方式處理。由於眾多人問過這個問題,因此在本人部落格內特別撰述一篇《承辦單位需要副本嗎》的文章(http://blog.udn.com/chhsia1113/9680262),請妳詳細閱讀,可以解惑。

夏老師
等級:8
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2016/12/03 22:26
公文會辦他處室,會辦單位不可在公文內直接修改,有意見應在會辦意見欄表示。若逕在公文修正,對承辦單位極不尊重,即使錯別字都不能更正,頂多打電話提醒而已。

夏老師
等級:8
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2016/10/29 17:01
所提「署名董事長,直接由單位主管決行」及「署名總經理,由科主管代決」,只要在「分層負責」的規範下,都沒有問題。但前者要在「董事長署名」之下,加註「本案依分層負責授權單位主管決行」字樣;至於後者,由總經理署名,但由科主管代決,發文時,通常蓋用「總經理000  休假,副總經理000   代行」,另亦應加註「本案依分層負責授權單位主管決行」字樣,但不太可能署名「總經理000  休假,科長000   代行」。

夏老師
等級:8
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2016/10/05 22:29
公文答覆內容,當然要以受託人為對象,亦即:誰來文,就以誰為對象。至於正本受文者為受託人,副本要不要給委託人,沒有特別規定,我們的作法是以【不給為原則,給為例外】。
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