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| 2013/05/30 10:08:21瀏覽392｜回應0｜推薦0 | |
立刻停止瞎忙！你一定要做的７件事 2012-06
立刻停止瞎忙！你一定要做的７件事 著有《與成功有約》的管理學大師史蒂芬．柯維認為，若想脫離被時間俘虜的 困境，該著眼的不是更嚴格的規範或加快做事速度，而是認清自己生命中真正 重要的目標，將所有大小事重新排序。
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想像一個情境︰一個透明罐裡，裝了八分滿的沙子。罐子旁邊，有好幾塊拳頭 大小的石頭，上面分別貼著「準備工作專案」、「維繫家人感情」、「參加在 職進修」等紙條。 你的任務，是盡可能把石頭塞進罐子，又不讓內容物過滿而溢出來。但是，填 了沙子的容器空間有限，不管怎麼用力塞、調整方向，就是很難放進所有石頭 。 釐清真目標，拒當時間奴隸 這種左支右絀的感覺，是不是有些熟悉？有限的罐子空間，就像我們有限的時 間，石頭和沙子，代表各項日常事務。要做的事情很多，時間卻總是不夠用， 這是現代人普遍面臨的處境。 為了盡可能把事情做完，我們用各式各樣的便條、備忘錄、行事曆，試圖掌控 、利用每一吋時間，結果卻往往無法確實執行，反而被困在擁擠的行程夾縫裡 ，動彈不得。 該怎麼做，才能從這樣的困境裡脫身？是設定更嚴格的時間規範，還是繼續研 究怎麼加快做事速度？ 對史蒂芬．柯維（Stephen Covey）而言，答案是：以上皆非。因為，著眼在「 時間」和「速度」上的努力，只會迫使人繼續當時間的奴隸。他認為，真正的 解答是：認清自己生命中的重要目標，然後，將這個目標，重新安排在時程表 的第一位。 回到前面的例子。將事情重新排序，把重要的目標放在前面，就像把罐子清空 ，改變放入內容物的順序：先放進石頭，接著才倒入沙子。這樣，不但石頭都 放得下，而且搖晃罐子時，沙就自然流進石塊空隙中，不需要辛苦擠壓、挪動 ，代表大小事務，都可以輕鬆各就其位。 誤判陷阱：刻板印象及急迫性偏執 這麼簡單？其實並不簡單。因為，判斷人生目標的重要性、排定事務的順序， 沒有表面看來的容易。至少有兩個難題，可能讓人誤判，而陷入時間的陷阱。 第1個難題在於：人們可能會誤解屬於自己的「重要目標」。 就連柯維本人，也曾在他所組織的網路社群裡提到，自己犯過最大的錯誤之一 ，就是「沒有認清最重要的目標是和上帝、家人之間的關係，反而忙於不重要 的事情上。」 為什麼人會誤認事情的重要性？柯維說，因為我們常以為，對自己最重要的目 標，就是直覺可以想到的財富、地位、婚姻等。但從柯維的角度來看，這些追 求往往是被慣例或表面矇蔽的結果，不見得是真能滿足我們的東西。而人一旦 誤認了目標，這些追求就只會讓自己焦慮、失衡，無法真正驅動生命，更談不 上善用時間。 真正重要的長遠目標，不一定是事業的成功，但必與人性的基本需求息息相關 ，是人們深切自省的結果。這樣的目標能激發力量，絕非可任意刪掉的待辦事 項。唯有如此，人們花時間追求這樣的目標時，才會自然而然，而能真正提高 做事的效能。 第2個難題，則是「人生處處有意外」，總會突然出現看似「緊急」的事件，打 亂做事的步驟，甚至讓我們以為，這些就是重要的事情。 例如，本來排定今天要整天專心撰寫年度計劃書，卻突然出現意外的訪客；或 者，之前給上司的報告被退件，需要及早重交一份。 多數人在這個時候，會出現柯維稱之為「急迫性偏執」的反應：馬上丟下「重 要的事」，去迎合「急迫的事」，甚至來不及好好思考，這些事是否可以稍微 延後。如果長期習慣這樣的方式，甚至可能出現「急迫＝重要」的錯覺，要等 到事情變得急迫，才有動力專注處理。 面對這樣的病徵，柯維建議，將我們每日面對的事情，以「重要」程度為縱軸 ，「緊急」程度作為橫軸，劃分成矩陣（見第55 頁圖表），時時檢視，是不是 花了太多時間在「第三象限」（緊急但不重要）、而非真正關鍵的「第二象限 」（不緊急但重要）事情？ 每週用30分鐘檢視時間安排 若要更進一步，柯維建議，每週可以留30 分鐘，用以下幾個步驟，檢視並安排 事務： Step 1：確認夢想和信念 每週都重新檢視一次，現在設定的目標，是否確實就是足以放在第二象限「真 正重要的目標」。你可以問自己以下問題，幫助釐清信念： ● 對我而言，人生最重要的3、4 件事是什麼？ ● 我有什麼長期目標？ ● 我一生中最重要的人際關係是什麼？ ● 我最希望得到的感受是什麼？是平和、信心、快樂、意義，或有所貢獻？ ● 如果只剩6 個月的壽命，這一週我想做什麼？ Step 2：認清角色 ● 列出自己扮演的不同角色：你可能同時是公司經理、一位母親、妻子、社團 成員。 ● 調整心態，不要把各種不同的角色，看成搶奪自己精力的來源，而應視為互 相交流的能量。例如，你對公司經營管理的心得，或可用在家務上。 ● 找出一個依據自己信念的「利器」角色，作為扮演各種角色、發揮力量的共 同基礎。 Step 3：找出可以和各角色配合的第二象限目標 問自己：「這一週當我扮演每一種角色時，有哪件最重要的事能產生最大效果 ？」並且把前一個步驟中寫下的每一個角色，都列出對應的一項重要目標。 Step 4：建立一週的決策依據 預留完整的時間區塊，給前一步驟寫下的各重要目標，接著才列入其他待辦事 項。在行程安排上，預留一些彈性。 Step 5：在每一刻發揮誠信原則 每週實際執行目標時，難免出現沒有列在目標上的突發情形，也就是「急迫的 事件」。這些事情可能重要、也可能不重要，所以關鍵是，不要採取直覺的反 應，而是稍微停下來，冷靜判斷事情屬於哪一種。判斷時，可以提醒自己，主 要是受「他人的期望」、「欲望」所影響，還是內心深處的價值觀？以確保做 出正確決定。 Step 6：每週自我評估 一週結束前，問自己以下問題： ● 我完成了哪些目標？ ● 我遇到哪些挑戰？ ● 我做過哪些決定？ ● 做決定時是否確實把重要的事列為當務之急？ 柯維相信，幸福的人生，建立在良好的習慣之上。藉著每一週的「時間安排」 練習，你也可以擺脫被行程追趕的惡性循環，真正做時間的主人。 延伸閱讀》立刻停止瞎忙！柯維的「7個習慣」 從柯維對時間管理的看法，不難看出柯維式「成功哲學」的重要特色：不追求 速成，而尋求一套從內而外，邏輯相通的生命原則。「高效能人士的7個習慣」 就是他思考的精髓，分別是： 1. 主動積極：首先改變心態，不要總是認為自己「被動受限於環境」，而是問 自己「能主動在環境中做什麼」。 2. 以終為始：想像、設定人生中的長遠目標，做出「使命宣言」，並且以此作 為行事的方向。 3. 要事第一：即柯維對「時間管理」的觀點，重要的事，在時間規劃時就放在 第一位。 4. 雙贏思維：在人際關係的思考上，理解到「互惠共榮」的關係，比「你死我 活」的競爭更能解決問題。 5. 知彼解己：放下自我本位，真正試著去傾聽、理解他人，這也代表柯維對「 人際溝通」的見解。 6. 統合綜效：透過對「雙贏」的認知、「溝通」的順暢，實際整合群體的力量 ，創造一加一大於二的效果。 7. 不斷更新：從生理、心靈、心智與社會情感4層面磨練自己，將前6個習慣執 行得更好，形成正向循環。 同場加映》你工作快樂嗎？ 你喜歡現在的工作嗎？每天早上你是迫不及待想要開始工作，還是非得等到最 後一刻，才拖著疲憊的身體走進辦公室？ 不管你相信與否，工作與快樂，確實可以同時存在，還有更多人真正樂在工作 。 3月9日下午2點，美國第2大鋼鐵廠紐可鋼鐵（Nucor Corp.）的3位電器技術員 接完電話後，急忙趕到位於阿肯色州的工廠。正在印第安那州視察的技術員麥 康姆‧麥克唐諾（Malcolm McDonald）開了7小時的車，在晚上9點抵達。2小時 之後，另外2位技術員搭乘飛機趕到現場。 幾個人就在工廠外的空地上搭起帳棚，和工廠的員工每20小時輪班1次，總共花 了3天的時間，終於讓工廠重新恢復運作，比預期的1星期提早許多。 沒有任何一位主管要求他們這麼做，所有人都是出於自願，這就是紐可鋼鐵廠 的核心優勢。他們從不認為自己只是一個作業員，而是將自己視為鋼鐵廠的擁 有者。因為這群快樂工作人，使得過去5年來紐可股東的報酬率高達387％。 今年5月初，美國《商業週刊》（BusinessWeek）以紐可鋼鐵公司為主角，製作 了「激勵的藝術」（The Art of Motivation）專題報導。紐可鋼鐵有何特別之 處，可以讓員工如此投入工作？為何有些人對工作有如此強烈的熱情？ 《熱情員工》（The Enthusiastic Employee）的作者、前賓州大學華頓商學院 教授大衛‧席羅塔（David Sirota）根據多年研究工作滿意度的結果，他認為 員工最希望從工作中得到以下3件事： 2. 成就（achievements）：對於自己所做的工作、所達成的成就、以及公司感 到驕傲，在工作上得到應有的肯定。 3. 友誼（camaraderie）：與工作夥伴保持良好的工作關係。 看似簡單，但真要達到激勵目的，卻需要縝密的制度設計與確實的執行。 你如何看待自己的工作？ 確實，公平、成就、與友誼，帶給我們工作上的滿足與快樂。然而，如果你對 工作總抱持負面的態度，即使擁有了以上的一切，你還是工作得不快樂。 美國紐約大學史騰管理學院教授艾米‧瑞斯尼斯基（Amy Wrzesniewski）曾進 行研究，她發現一般人對工作的態度可分成3種類型： 第1種類型的人把工作當作單純的工作（job）而已，他們最在乎的是工作所帶 來的金錢報酬。 第2種人則是把工作當作事業（career），這些人關心的是工作所帶來的名聲、 地位與權力。 第3種類型的人把工作當作是天職（calling），他們認為自己的工作是有意義 的，能對其他人造成影響或是有所貢獻。 艾米‧瑞斯尼斯基分析後發現，第3種人工作時數較長、較少犯錯，工作滿意度 也較高。你可能以為這些人的工作一定非常有趣或特別。其實不然，很多人的 工作都是再普通不過的基層工作。 為了找出背後原因，艾米‧瑞斯尼斯基親自訪談，對象為醫療院所的清潔人員 。這些人的回答讓她非常驚訝，「他們不認為自己只是把公共空間打掃乾淨而 已，他們想的是如何工作得更有效率，讓自己的部門有更好的表現，讓病人感 覺更舒服，」艾米‧瑞斯尼斯基說。 每份工作都是有意義的，再怎麼平凡的工作，都可以用更有創意的方法去完成 ，為工作創造意義。我們不需要依靠別人給我們有意義的工作，或是藉由別人 的肯定得到成就感，我們自己也可以創造。 其實很多人都太過依賴外界的肯定，沒有足夠的自信；太過在乎外在給了什麼 ，卻忘了改變自己的態度去思考自己從工作中得到了什麼。 或許工作環境實在是糟透了，老闆要求太不合理，難搞的同事讓你快要抓狂… …總是有太多事情可以抱怨，但是你可以選擇不去理會這些周邊無關緊要的瑣 事，專注在工作本身。 一旦對工作的態度有所轉變，面對工作隨之而來的壓力，你的心態也會隨之改 變。 壓力並非快樂殺手 近年來討論最熱烈的職場話題就是壓力，報章雜誌不斷報導，工作不滿的最大 原因來自於壓力。事實真是如此嗎？根據最新的心理學研究結果，答案恐怕讓 你意想不到。 《財星》雜誌便指出，適度的壓力有助於提升工作表現，這是根據美國心理學 家羅伯特‧葉爾基斯（Robert Yerkes）以及道森（J. D. Dodson）所提出的葉 爾基斯─道森定律（Yerkes-Dodson Law），因為與壓力有關的荷爾蒙會提升人 們的注意力，在工作上可以有更好的表現。
而且，當我們面對壓力、度過難關之後，心裡的滿足感會比沒有經歷壓力的人 更強烈。因此，要能達到滿足感，就必須先承受壓力，經歷不舒服的感覺。換 句話說，工作的快樂來自於完成一件複雜而困難的任務，而不是簡單輕鬆的工 作。 其實壓力並非都是不好的，真正有害的是長期壓力，沒有適當的紓解。「一個 人即使一天工作12小時，但如果他有方法紓解自己的壓力，也不會有任何問題 ，」瑞士聯邦科技學院的曼菲德‧席洛維斯基（Manfred Scheldowski）強調。 工作不是快樂的唯一來源 《科學人心智》（Scientific American Mind）季刊指出，壓力長期累積的最 大原因是過度看重工作，造成生活與工作的不平衡。工作成了人生唯一的重心 ，放假不工作的時候，不知道可以做什麼，閒得發慌，也沒什麼朋友可以聊天 。 當生活只剩下工作，沒有其他想做的事情，便缺少了紓壓的出口，壓力長期累 積的結果便會發生問題。 這是為何達到生活與工作平衡如此重要的原因。然而，一般人卻有太多的誤解 ，總認為平衡就代表過著朝九晚五的生活，準時上下班。 平衡的真正意涵在於，你必須在工作之外找到其他快樂的來源，讓累積的壓力 有宣洩的管道。 管理自己績效滿分 管理自我100問 如果你沒有其他的興趣或是想做的事情，就算每天準時上下班，壓力還是存在 ，你並不會因此感到快樂。 現在不妨想想，每天你花多少時間在工作上？這份工作對你的意義是什麼？你 得到了什麼？如果外在環境無法改變，你還是可以做些事情，享受工作的快樂 。樂在工作並非遙不可及的夢想，就看你用什麼樣的心態面對你的工作。（吳 凱琳，2006-07 Cheers雜誌70期） |
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