優先順序

文/曾渙釗

　　日前參加中華採購及供應管理協會 smit 南部採購專業認証班的開訓典禮及講座，中場休息時，一位同學在走廊上遇到，問我一個問題：「當每天手上有許多工作，要同時進行，如何管理？是不是有一個課程可以針對這個問題來傳授？」

　　我想在現在這麼忙碌的社會，這是每一個人每天都會面對的問題；時間有限，但永遠有做不完的工作，該怎麼辨呢？我問這位同學：「你每天大約收到多少封電子郵件呢？」這位同學說：「每天大約會收到一百封電子信件。」我繼續問她：「那你會從那一封信開始看起呢？」她回答說：「應該會從最重要的信開始看，譬如說是老板（上司）發來的。」我接著問：「其次呢？」她接著回答：「我會選擇重要的供應商，或其他部門主管或同事的信……」我告訴她：「你已經做了優先順序的選擇了，你每天就已經在做了！」她似乎瞭解了，說聲：「謝謝！」就回到教室裡。

　　每一個人都會遇到相同的問題：那就是時間永遠不夠，其實不止時間不夠，每一個人，包括企業，可使用的資源永遠不足夠，例如：金錢、人力、設備、物料存貨等。當這些可用的時間、資源不足時，每一個人就要做出優先順序的決定，分出事情的輕重緩急，才能有效地應用這些資源做好手上的工作。