若問小學一年級初學算術的小學生一加一等於多少？標準答案是二。這是無庸置疑的。但是在現實的環境裡，特別是在專案管理的情況，一加一可能就不等於2，它可能是小於二的任何數字，也可能是零。

一個人若被指派做一件工作或負責一個專案時，他的主管忽然又加了另一件事給他做，現在他同時要處理一件事或專案。表面上看來，主管這樣做是想提高有限資源的使用率，讓每個人的產能得以發揮到最大(俗話不是常說「能者多勞」嗎？)。

但事實上，一個人在處理一件工作或專案時，再加上另一件工作時，他就得放下原本處理到一半的工作，改做另一件工作。而被迫放下的工作，一旦延誤某些時日之後，不緊急的事就會變成緊急，若有人來追問第一件工作的進度，他只好放下手上第二件工作，回頭重拾第一件工作。當第一件工作又完成一部份時，老板來追問第二件工作的進度，他又只好趕快找起第二件來做。就在拿起和放下之間，完成工作或專案的時間就會延長。拿起和放下的次數越多，工作或專案完成的時間就會越往後延。因此一個人若依順序，每次只專注於一件事或只負責一個專案，這件工作或專案就可提前完成。若同時負責二件工作或二個專案，很有可能這二件工作或專案都無法在預期的時間內完成，而一事無成。

許多管理者身兼數職，每天參加許多工作或專案的檢討會議。表面上，每天的工作行程，從早到晚排得密密麻麻，分分秒秒都沒有浪費，非常的充實，但是負責的工作或專案則往往無限期的延後。這情況讓我們想起在馬戲團裡觀看表演空中拋球的特技，當表演者手上只有一個球時，他可以很容易的接住。如果空中同時有二個球，這也難不倒他。但是若空中同時有三、四、五個球，就難保有一個球不會摔下。而其中如果有一個球不小心掉落，而他必須彎腰去撿這個球時(他不能搞砸任何一件事)，其他的球也都會同時掉在地上，他無法完成任何一件事。因此1+1+1+..的結果，可能是零。

做好專案管理也許並不太難，先專注好手上的一件事，做完了再做第二件事。同時想完成許多任務或專案，可能到後來一事無成。另外一個重點是管理專案的目的是在確保每一個專案可以如期完成，而不是充份利用每一項資源。(管理迷思之五)

管理拾穗（NO.785）
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●本文作者曾渙釗 Arthur Tseng 安瑟管理顧問公司總經理
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