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| 2019/05/27 04:01:09瀏覽137｜回應0｜推薦0 | |
★全書超圖解！
經常遲交被修理？當上主管手忙腳亂？
作者萃取從不加班的管理者，
私下都在用的EXCEL技巧！
‧還在猛按電子計算機，算出業績與成本？
‧想呈現產品市占率……，卻不會用圓餅圖凸顯結果？
‧部屬交出的報表檔案多，無法整合仔細確認？
如果有以上煩惱，你得學超實用的Excel函數、數據分析、巨集……等技巧。
不論你是業務、行銷還是財會人員，也不論你是一般員工還是管理者，只要按照本書的解說，20分鐘就能完成原本1小時的工作！
★90%的管理者都不擅長Excel，導致……
作者林學長期指導「IT商務應用」的專業培訓課程，發現一般工作者及管理者是否具備Excel技能，在專業表現與職涯發展上會出現明顯差距。這是因為Excel能解決業務量過多、對數字不拿手、報告抓不到重點……等各種問題，消除90%管理上的煩惱。
然而，你很難從學校或教育訓練的課堂上學會這些方法，所以作者精選職場上最實用的54個Excel技巧，透過詳細的圖解和說明，讓你按部就班地學會如何掌握數字、做出一目瞭然的圖表和資料、提出說服力倍增的分析與簡報、管理自身或團隊的進度……。
如此一來，你就能有效率地解決龐雜事務，更能提升個人成果與團隊績效。因此，讓我們開始實務操作吧！
★學校沒教，如何讓Excel幫你製作各種報表！
你可以運用彙整、計算的功能，消化掉不斷湧來、堆得像小山的各種報表。
‧幾個部屬每日提交業務報告，如何立刻彙整成一個檔案？
‧猛按計算機，加總年度業績金額？寫出算式讓電腦代勞。
‧製作日程表時，逐一輸入日期很費工夫，該怎麼辦？
‧活用「貫穿加總」，不必變更格式，還能跨檔案加總數字。
★學校沒教，如何讓Excel幫你用函數分析數字與資料！
你可以設定函數，並透過比較、篩選，看穿癥結、擬出改善方案。
‧想看出營收變化，先統一數據資料的格式才方便做比較。
‧如何使用COUNTA函數、COUNTIF函數，篩選與分析業績？
‧從部屬過往的銷售額、接單率、接單額，找出他的KPI。
‧想計算所有成員一個月內訪問客戶的次數？你的絕佳幫手是……
★學校沒教，如何讓Excel幫你凸顯業績表現！
你可以用簡報強調差異，激勵團隊成員或部門員工，讓他們自動自發。
‧用長條圖和排名表，哪個方式能刺激業績吊車尾的人？
‧長條圖、折線圖、圓餅圖……，如何針對需要選用合適圖表？
‧向上司或顧客做簡報，怎麼用圖表顯示出與別人的不同？
‧活用「註解」功能給予回饋，提醒部屬：「主管有在看！」
★學校沒教，如何讓Excel幫你節省工作時間！
你可以用各種功能鍵，節省點擊、選取、在鍵盤與滑鼠間來回移動的時間。
‧想同時打開並列印不同月份的報表，按哪些快速鍵最方便？
‧用「Ctrl」搭配不同按鍵，你就能快速儲存、回復、搜尋資料！
‧想修改資料，卻覆蓋掉後面的文字？天啊，這是什麼魔法？
還有，一鍵將檔案「插入註解」、迅速調整圖表和文字等多種秘訣……
本書特色
‧54招學校老師沒教的Excel技巧，幫你縮短工作時間！
‧全圖解一步步解說操作竅門，讓你看圖就能立刻上手！
名人推薦
卡米爾數據專案經理 彭其捷
資深會計人、《會計人的Excel小教室》作者 贊贊小屋
作者介紹
作者簡介
林學（Hayashi Manabu）
資訊科技撰稿人。大學畢業後，累積五年上班族資歷，再擔任電腦雜誌編輯、主編，然後獨立創業。
目前致力為一般上班族、管理者和經營者，舉辦研討會、培訓和演講，內容從IT商務應用、職場電腦應用，到業務、行銷和風險管理等商務技巧。活用上班族時期的經驗，從第一線的角度提供可具體實踐、淺顯易懂的指導，廣受好評。
另外，在許多電腦及IT商務雜誌刊載文章，也為《日本經濟新聞》和《週刊鑽石》等媒體撰稿。著作有《Excel & Word的118個超省時技巧》、《苦惱時的電腦複習小學堂》等。
譯者簡介
李友君
日文專職譯者，譯作領域以實用書籍和科普短文為主。期盼能夠透過一己之力，讓更多人體會到學問的奧妙之處。
譯有《基本面一哥教你財報分析課》、《用數字做決策的思考術》、《企業改造》、《科學素養》等書。
目錄
前言 學校教的Excel，為何到社會後派不上用場？關鍵是活用
Chapter 1 把數字變圖表，部屬有目標、老闆很放心！
1. Excel能幫助你什麼？
無法出人頭地的管理者，共通弱點是……
確認日報表，是管理團隊的第一步
為何Excel技能太弱，會造成效率開倒車？
擅長Excel，就能立刻改善團隊績效
優秀領導者都用日報表，匯集管理所需的資訊
2. 你的數字力強嗎？
具備數字力與不具備的人，工作上有兩大差異
3. 能否用圖表來說話？
展示圖表，比羅列數據更能激發工作幹勁
為何管理作業進度，總是卡卡不順利？
建立工作機制，能讓團隊節省一半的時間
Excel辦得到的事，最好交給Excel處理
管理者的3大任務，都可以用Excel達成
Chapter 2 Excel複習課，喚起學校教的片斷記憶！
1. 複習Excel的基本操作
Excel是最方便的商務試算表軟體
想加速不必靠滑鼠，按一鍵打開所有選取檔案
【技巧1】透過Tab鍵，切換現用視窗
【技巧2】搭配不同的快速鍵，一口氣關閉檔案
2. 複習Excel的主要畫面
先記住Office畫面中各部位的名稱
捲動工作表有妙招，用鍵盤按鍵提升速度
【技巧3】文字太大或太小？用滑鼠調高顯示倍率
3. 操作時突然卡卡，可能是不小心……
數字鍵突然失靈，很可能是誤觸NumLock鍵
修改資料後，為何文字竟然消失不見？
Chapter 3 Excel進階課，分析資料、解決工作難題！
1. 會函數與製表嗎？Step by Step讓你秒懂！
想掌握狀況和變化，從解讀Excel資料開始
固定數據的位數，表格便能一目瞭然
【技巧4】數字越小越簡單，比較時更淺顯易懂
【技巧5】用「COUNTA函數」，數值或文字資料都可計算
【技巧6】用「COUNTIF函數」，改善降價比率和部門工作
【技巧7】哪些訂單降價20%？這樣做馬上找到符合條件的資料
2. 會分析數字與資料嗎？即使KPI也難不倒你！
找出關鍵績效指標KPI，是領導者的責任
設定目標前，先擬定假說並確認問題癥結
【技巧8】將各種資料化為圖表，業績趨勢看透透
想算出各種指標，只要會加減乘除就夠了！
【技巧9】用Excel幫你計算，從操作「＋」、「—」鍵開始
【技巧10】想隨意插入欄或列，快速鍵比滑鼠更快
【技巧11】寫公式的基本功，就是熟悉相對與絕對參照
用「AVERAGE函數」求出平均值，得注意空白儲存格
【技巧12】計算中位數來代替平均值，你比別人多一招
解決問題不能紙上談兵，需要根據數字拿出方法
Chapter 4 Excel其他應用，管理時間進度與細節！
1. 檔案到底在哪裡？2訣竅快速完成超方便！
檔案管理有2訣竅，能避免要用時找不到
【技巧13】按快速鍵加上滑鼠拖放標籤，一次複製完畢
【技巧14】將工作表彙整成一個檔案，釋放桌面空間
2. 數字容易算錯？「貫穿加總」省下運算的麻煩！
【技巧15】小心！傻傻複製貼上，數值資料容易出錯
【技巧16】除了數值和算式，單字和字串也能貼入Excel
【技巧17】儲存格的參照，放在其他的工作表也沒關係
【技巧18】用「貫穿加總」功能，算出多個檔案儲存格的總和
3. 進度拖延怎麼辦？雲端共用表單，誰也跑不掉！
不想交貨延誤、弄錯產品規格，就得確實管理專案
建立團隊共用的進度表，能減少部屬耗費的時間
【技巧19】填寫進度日期，用「自動填滿」功能最省力
【技巧20 & 21】為了防止錯誤，進度表還要放入星期幾
一元化整合不同專案的進度，能確實遵守deadline
【技巧22 & 23】用「篩選」功能，以顏色或數字排列輕重緩急
Chapter 5 一流主管擅長用Excel做簡報，你呢？
1. 數據轉化為圖表，激發團隊成員的企圖心！
讓團隊成績看得見，能瞬間推動部屬積極衝刺
根據「想傳達內容」，使用不同特色的圖表
【技巧24】距離目標還有多遠？利用折線圖和散佈圖
2. 4技巧讓圖表充滿說服力，向上、向下管理一把抓！
活用圖表強調重點，能準確傳達真實狀況
【技巧25】變更軸刻度，凸顯數據的差異
【技巧26】畫「折線圖」，不必打開層層選單就加粗線條
【技巧27】畫「長條圖」，靠滑鼠右鍵來改變顏色與粗細
【技巧28】畫「圓餅圖」，將想強調的部份分離出來
3. 善用Excel的互動與註解，追蹤團隊成效！
報告並非收到看完就好，還要給予回饋
雙向溝通的關鍵在於，讓部屬知道「主管有在看」
用「註解」功能，再忙也能分享資訊提供建議
Chapter 6 圖解學會Excel關鍵按鈕，效率提高100%！
【技巧29】按一鍵將檔案「覆寫儲存」
【技巧30】按一鍵將檔案「另存新檔」
【技巧31】解決當機與「沒有回應」
【技巧32】讓操作錯誤瞬間回復原狀
【技巧33】立刻顯示儲存格的格式視窗
【技巧34】在儲存格設計選項選單
【技巧35】一口氣在許多儲存格中輸入資料
【技巧36】按一鍵將檔案「文字加粗」
【技巧37】將儲存格的格式轉換成百分比
【技巧38】不用滑鼠就能捲動工作表
【技巧39】迅速切換相同檔案的工作表
【技巧40】「凍結窗格」能讓項目欄保持顯示
【技巧41】快速搜尋工作表內的關鍵字
【技巧42】同時修改指定的詞彙
【技巧43】一再「複製貼上」多種算式和字串
【技巧44】如何「橫向貼上」縱向的資料？
【技巧45】立刻接續編輯儲存格內的資料
【技巧46】一次輸入加總的SUM函數
【技巧47】神速變更資料順序，或進行複製
【技巧48】用「時間計算」功能，正確管理工時
【技巧49】自動計算「經過天數」和「剩餘天數」
【技巧50】切換整頁模式，能看到列印出的模樣
【技巧51】一次調整儲存格的欄寬與列高
【技巧52】文字量過多時，怎樣容納在儲存格內？
【技巧53】按一鍵將檔案「插入註解」
【技巧54】快速調整圖表文字的大小
序
前言
學校教的Excel，為何到社會後派不上用場？關鍵是活用！
為了幫助忙碌的管理者更有效率管理組織，本書介紹各位在使用Excel時應該知道的技巧。不論是將來可能擔任管理者或是剛成為管理者的讀者，都能瞭解並實踐書中歸納的內容。
我長年為商務人士舉辦「資訊科技（IT）技巧」和「商務技巧」兩方面的培訓，開設IT商務應用、職場電腦應用，甚至是業務、行銷和風險管理等研習課程。
我見過為數眾多的管理者，最近特別注意到一件事：具備IT技能與不具備的管人，呈現極大的差距。
有些管理者本來就有很高的Excel素養，因此學習要訣時吸收得很快，反觀同一家公司的另一位管理者，即使受到悉心指導也很難學會，甚至露出不解的表情，彷彿在問：「這樣的培訓真的有意義嗎？」
明明是同一家公司、相同職位，居然有這麼大的落差，實在讓人驚訝。雖然前者的管理者為數不多，但讓人不禁認為，這兩者日常的工作方式應該有頗大的落差。
然而，現今的管理者幾乎都身兼事務和管理的工作，不只要處理自己分內的事務工作，還要管理團隊、分析問題並做出決定，以及培育各式各樣的部屬等，每天十分忙碌。
但是，我認為光是指導「迴歸分析」、「巨集」等正規Excel技巧，無法直接與日常工作連結，既不能提高生產效率，活用的成效也不彰。
「明明可以用基本的Excel技巧，讓管理者輕鬆提高生產效率！」
「明明只需記住簡單的操作，就能讓管理無往不利！」
「真想稍微改善部門或團隊管理者忙碌的現狀！」
站在培訓IT和商務技巧的立場，我希望可以針對管理者每天必須面對的職場情境，提供真正實用的Excel技巧。基於這股強烈的意念，我提筆撰寫本書。
其他Excel書籍常介紹艱澀的技巧，反而使讀者不知道這些知識如何在工作中派上用場。然而，本書跳脫其他書籍的風格，著重於介紹與說明能馬上應用於工作的技巧，讓管理工作變得輕鬆一點。
首先，第一章討論現代管理者的職責、Excel與管理的關係。接著，各章依照每天的工作情境，分別介紹管理者需要用到的Excel技巧，例如：資料加總與分析、管理工作進度和案件，以及公司內部溝通等。各章都包含Excel基本用語解說，以及每位商務人士都應知道的技巧。
我的目標是要撰寫一本新手管理者與資深管理者都適合閱讀的書籍。期盼本書能幫助讀者減輕繁忙壓力，提高團隊工作成果。
內容連載
Chapter 1 把數字變圖表，部屬有目標、老闆很放心！
１. Excel能幫助你什麼？
（事業部會議當中）
事業部長：聽說目標達成率低於天數消化率，這樣真的能達成目標嗎？
無能課長：是的，部屬也在做最後衝刺，無論如何都會設法達成目標。
能幹課長：假如將幾乎確定會下訂單的預估營業額算進去，距離目標還差一千七百萬日圓。此外，本期預估可能下訂單的個案有十二件，只要有七件成交就能達成目標。雖然不能掉以輕心，但我會努力。
事業部長：嗯，我知道了。加油吧。
▓無法出人頭地的管理者，共通弱點是……
現在，越來越多的管理者身兼事務工作和管理責任，但首要工作仍然是管理團隊。姑且不論是否需要凡事親力親為，公司和高階主管都會要求團隊或部門管理者必須率領部屬，完成一個人難以達成的重大目標。
不過，現實中有許多人認為：「自己的事情已經夠忙了，實在無暇照應部屬」、「假如自己不能提高營業額，根本無法達成營業所的目標」。然而：
・Ａ營業所大半的營業額來自營業所所長，且衝出相當高的業績。
・Ｂ營業所的業績雖然比Ａ營業所低，但是多數營業額來自部屬的戰力。
這種情況下，各位認為哪一位營業所所長會先升遷呢？不用我說，各位都會認為是Ｂ營業所所長。Ａ營業所所長身為工作者的表現或許比較優秀，不過公司和高階主管對於團隊或部門管理者的要求，應該是盡到統率團隊的責任。
實際上，我曾經聽過某位老客戶的社長，在新任管理者培訓研習中，對學員說：「公司培訓管理者的著眼點，在於可以把幾名員工交給這個人。假如他能管理兩、三個人，我們將提拔他成為主任或團隊領導者。假如他能管理十個人，則提拔為課長。假如他能管理五十個人，則提拔為部長。組織是依照這個原理，才得以運作。」我也認為確實如此。
話雖如此，世界上還是有許多人為了達成公司分派給部門的目標，只憑一己之力拚命工作，而不願依靠團隊。即使可以達成當期目標，也不可能永遠持續用這樣的方式工作。
如果不是萬不得已的狀況，例如：「公司經營狀況嚴峻，沒達成目標就會破產」，或是「公司奉行實績主義，員工無法達成目標會立刻被降職」等，應該先徹底奠定管理基礎，就算是錯過眼前的目標，也不是什麼大問題。即使管理者的評價在此時下滑，但在業績反彈後，評價反而會上升。
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