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 管委會財務系統 |
| 知識學習｜商業管理 2024/03/21 20:51:21 |
社區大樓的管理就像公司管理一樣，不但有一大堆的瑣事，最重要的是得財務透明，畢竟所有的公共事務產生的收支，關係到每一位所有權人。但大樓的形態和公司還是有所不同，一來管委會的幹部不是同一戶，也不是同一個公司，彼此在公文或請款的聯繫上較不方便，往往一份請款單會躺在管理室許久，十天半個月都算快的了。另外、公司是營業單位，以賺錢為目的，所以對財務報表的要求較為複雜。而管委會主要要提供清楚的收支明細及帳戶餘額。 身為ERP顧問的我，剛巧辦公室的大樓也面臨了這個問題，於是便運用ERP+電子簽核系統設計了一套管委會財務系統，具體的設計如下: 基本資料建立 : 角色定義: 員工 : 主委、監委、財委、總幹事、管理員、請款人員等等 
要紀錄收支，最好的方法還是用會計記帳的方式處理最為簡單明瞭，但畢竟不是每個人都了解會計記帳的方式，所以要先在系統裡設定好對應會計科目，這樣就可以用直覺操作方式，自動產生會計分錄及會計報表了  
眾多的費用也要先設定好對應的會計科目 
當建立好這些基本資料後，除非未來有新的住戶或新的費用項目要建立，不然這些設定就固定不會再變動了，接下來先處理費用請款的問題 
費用申請 : 申請款項的人員可能是總幹事、採購經辦等人員，所以運用網頁的模式方便在不同地方的人員操作，也不限於使用的裝置(電腦、手機都可以)，開啟廠商費用申請單後，挑選廠商及費用項目，附上附件鍵入金額後就可以送審了  
請款所需要的文件，可以拍照或掃描上傳，未來要查詢時也可以直接開附件查看，減少紙本文件保存的問題 
請款的流程會依照管委會的規定，依請款金額簽核到不同的人員，例如:3,000元以下，請款後由財委審核後即可放款，超過3,000並且小於20,000則要簽主委簽核完，再由財委簽核後放款等等 需要簽核的人員會收到e-mail通知，再登入系統中進行核准，可以查看請款的內容、附件再決定是核准還是簽退 
簽核完成的單據，會進入後端的ERP應付帳款，並將請款的項目、金額及對應的會計科目帶入應付帳款單 
付款給廠商時，將應付帳款拋轉到付款單後沖帳存檔即可  
最後再用彙總傳票的功能，將應付帳款及付款單整批產生對應的會計傳票  
收款作業 : 不論是和大樓有承租業務的收款或是大樓管理費的收款，都是相同的運用方式。第一步先建立應收帳款，再收到帳款後進行沖帳，由於立帳通常是固定的循環，例如:每個月繳管理費或每季收一次租金等，當項目多時操作手續繁鎖容易出錯，所以我們先在應收立帳作業裡中批次立帳 第一步:先定義好收款對象的立帳項目、收款頻率及繳款月份 
第二步:每個月做一次住戶應收立帳作業，可以依照收款對象、費用、繳款週期及月份篩選出本月要立帳項目有哪些 
篩選出來後選擊整批產生應收，在ERP中的應收帳款就會整批建立了  
接下來就如同應付的沖款一樣，當實際有收到款項時，將應收帳款沖帳 
也可以運用對帳單查看有哪些帳款應收未收，管委會可進行催繳 
如同應付的模式，將應收及收款批次產生傳票 
當收支都已經產生了會計傳票，這時候只需要一鍵產生收支報表即可，是不是很方便呢!!!  |
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