承辦人收發公文歸檔作業

中心的確已開發了公文歸檔作業，但是其所著眼者為會務股，是大體的作業，又需掃瞄器，對一些常有公文的承辦人，此程式則大材小用，為了讓承辦人也能享有屬於自己的電腦化之公文管理，而不需太複雜的作業畫面，並利於爾後之追查，是為開發此程式之目的。

可簡化一些重複性的類似公文之輸入，也方便歸檔處理及爾後公文的查詢，也節省簿冊之使用。安裝後，請設定該用之資料並將我之前所輸入的資料二十幾筆逐筆刪除，才開始正式作業。平時資料如有異動，請做好資料備份，以備硬碟哪日真的掛了還能還原。資料在所安裝設定目錄下\Pdoc\DATA 內，請將DATA目錄內之檔案全部拷貝出來。

為了能方便使用者之操作，工作內容重點簡述如下：

一、環境設定

1.設定使用者資料

2.設定常用資料：如來文機關、主旨內容

3.設定使用者，此程式可多人共用共同管理

二、平時收發資料建入

1.新增時，每筆只要到承辦人處理完成，即可點確定鈕，不必逐欄打要完。

2.修改時，請先點單筆查詢鈕，再點修改鈕。（筆數多時，以這種方式最快速）

3.在新增或修改時，日期之確定，要快點滑鼠二下。

三、歸檔處理

1.資料中如有註記Y且載明歸檔日期者，表示該文件已歸檔。只註記Y而歸檔日期空白者，則尚未歸檔。

2.先做歸檔註記，即使他人被註記了也無妨，因為正式歸檔時，還須指定承辦人，所以不會影響他人的文件。

3.尚有公文暫不歸檔者，可回收發公文資料處理去更改歸檔註記成N。

4.輸入歸檔資料設定值即可按正式歸檔註記鈕。如果歸檔處理不當，是可取消的，只要依著原正式歸檔時之資料設定值，即可按取消歸檔註記鈕還原。

5.列印歸檔文件內容及歸檔單。

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