從胡志強批臺中市政府公文八股官僚說起：談21 世紀的公文禮儀

（作者：睿呈  知書也達禮～禮儀工作會客室 ）

 原文刊載：http://tw.myblog.yahoo.com/protocol-tw/article?mid=356&prev=2&next=349

自從前一陣子本部落格談過「從新北市長朱立倫禁止公務員稱『公』與『座』-談公務界的稱謂禮儀 」（原文請見：

http://tw.myblog.yahoo.com/protocol-tw/article?mid=307&prev=315&next=301）之後，這幾天（2011.4.19）又有個新聞：

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公文「迴不相侔」 胡志強罵八股

【聯合報╱記者洪敬浤／台中報導】 2011.04.1

◎    公文撰擬只是形式上的「公文書禮儀」而已

公文寫作對於一般的公務員來說，是屬於一項非常重要的工作與能力，而公文撰擬的基本要求是「簡、淺、明、確」，說的清楚一點便是：簡單、淺易、明白與確實，這項基本要求可是在行政院秘書處所出版「文書處理手冊」中所明文規定的。其實，現代公務機關的公文寫作要求，亦如公務禮儀一樣，隨時之所趨也會不斷的演進與改良，早些年流傳下來的一些「用句用語」以及「格式要求」，可說是相當的嚴謹，引經據典也罷，有許多還真的是「佶屈聱牙」。作者就十多年來的工作經驗來談，在這兩方面舉出一些實例：

一、特殊格式要求：提到長官必須在前面空一格，稱為「挪抬」。蓋職章的位置也有學問，早些年不能比長官高，現在因為現在已改為橫式公文，因此職章從上往下蓋，剛開始還有許多長官很不能適應，認為不符「尊上卑下」的原則。提到自己稱「職」，記得字型小一點。凡此種種，都是反映出謹守職位尊卑的嚴謹份際。

    二、慣用遣詞用語：公文書是最要求「敬語」以及「謙語」的要求，每一種用語都有適用的對象。然而，在公文裡有一些特殊的用語分類：

            1、期望語：例如「請  查照」、「辦理見復」等等。   

            2、稱謂用語：上級對下級稱「貴」、下級對上級稱「鈞」、自稱

                 「本」。對無隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱

                    「大」；平行稱「貴」、自稱「本」。

            3、起首語：例如「關於」、「有關」、「查」、「按」等等。

            4、引敘語：「奉」、「准」、「據」、「查」等等，例如：「奉  鈞長指示」，「依據  貴部○○年○○月○○日○○○字第○○○號函辦理」。

            5、經辦語：例如「業已」、「業經」等等。

            6、准駁語：同意所請就用「應予照准」或「符合規定」，不同意就用「不合規定」或「與規定不符」。

            7、轉折語：「但」、「惟」等等用語。

    所以針對這個新聞話題，問題出在「公文用語」與「遣詞用句」的不當，時至今日，公務單位的公文革新已經走了一段時日，我不太理解為何還有人寫出「迴不相侔」，或者是「潭言高見，至表欽佩，以策勵來茲，知關錦注，耑此奉覆」這種文句？從這裡可以透析出還是有人撰寫公文用的是過時與錯誤心態，過時與錯誤在哪裡？一是「艱深冷僻」，二則是「不求甚解」。「艱深冷僻」者，就是現今公文用語早已經不復見，就作者「淺薄」的資歷來說，也沒見過如此的文句用語，想必是認為引經據典可以顯出比較有學問，問題是故意掉了書袋，恐怕也不知道是掉出的是哪一本書？而不知文句的出處為何也就算了，偏偏用法根本就不恰當，甚至連字都寫錯，這就是不求甚解而因循的結果。公文不須艱澀，但用字語句必須是當正確，個人舉出一些例子說明，例如：

1、我國成棒代表隊參加亞運榮獲亞軍，國人皆感「驕傲」！

   「驕傲」是負面用詞，應該改為：令國人深感「自豪」

2、您知道「破土」與「動土」有何不同？

   「動土」用於陽宅，「破土」用於「陰宅」

3、「效尤」還是「效法」？

   「效尤」是負面，如「群起效尤」、略施薄懲「以儆效尤」。

「效法」是正面用語，例如「扶弱濟貧的善行，值得他人效法」

上面的例子不只是公文寫作常見誤用，恐怕也是一般人所常犯的用語錯誤。

在這裡，我還是必須要為許多基層撰稿同仁說句話，之所以會出現此等公文，很多是層層長官所改的，所以胡市長對此等公文不高興，可別全都責怪承辦人，因為這都是長官們「集體創作」的結果，我常說：「公商務禮儀」要從主管做起，培養風範與修養，而合適暢通能成功達到清楚「溝通」與「說明」的公文，同樣也必須從各階「長官」做起。多年來，或有一些現有通用、慣用的「用字」或「用句」，稿件陳核時被長官修改，例如：「查照」被改成「詧照」，老闆說的，幹伙計得照改便是，哪裡敢質疑，畢竟「官大學問大」，久而久之，公文品質就在這種「馴化」的過程中，出現文言八股的情況，也就不足為奇了。

◎    公文書要達到實際的溝通效果才是重要，正確的工作心態與負責態度才是重點！

    作者曾經在公商務禮儀的出版書籍上，對於公文書真正的禮儀論述過，寫公文如何的格式正確，或者是用詞用句優美簡要，但是，撰擬公文書的心態與目的，只是為了推諉與避責，對他人的請求或問題並沒有真正的予以解決，公文書就不算是成功，不要說是政府機關對於民眾的回答，曾經機關與機關之間，也曾經「機關」算盡，作者十多年前曾經在某基層公務單位服務過，曾有地方機關行文給上級中央主管機關，就某一作業規定函請釋疑，結果收到的答覆公文竟是：「請本於職責依據相關規定研處辦理」，真是令人傻眼！下級機關原本就是碰到疑難雜症才請示上級機關，結果上級機關還是要下級機關自己看著辦。畢竟這已經是近二十年前的事了，個人印象還是很深刻，目前公務單位對於行政效率與執行成效都已經有很大的改善，早已不可同日而語。

    所以，就新時代的公文撰擬原則，用語已經強調與要求「明確具體」、「簡明易懂」以及「肯定負責」的態度。譬如說，長官所為之的批示，早已經不用「勉予同意」（好像心中老大的不願意，還是勉強同意，隱約中似乎看到老闆皺著眉頭批公文，常見於同意所屬人員商調到其他單位，就是這麼批吧！），相反的，不同意也已不用「礙難照准」、「歉難同意」，諸如此類扭扭捏捏的文言文句也已經揚棄了，更別說像是「似可同意其所請」之類的公文用句，「是」還是「不是」，總要表現出一個負責肯定的態度。基層擬稿多半會依循前例舊案，每每不敢造次，用句遣詞都是之前長官所修改的，為何我認為出現如此官僚八股的公文，當長官的要負大部分責任？以下的實例，就是幫助讀者們恢復記憶：

您可知道「著毋庸議」是啥玩意？

    下面是一則15年前的報導：

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(85.6.6 聯合報11版)

　　李總統以「著毋庸議」四字批核連戰請辭行政院長案，然而此一「文謅謅」的批示語，卻難倒了不少政壇人士。據報導，國民黨中常會後，許多中常委口中念念有辭，這四個字的排列組合，各種唸法都有。這也許是蔣經國推動行政革新簡化公文後，大家少有機會接觸過去公文用語之故。

　　「著毋庸議」是老式的公文套語，以白話文來說就是「就這麼決定，不用再談了」，是一種強烈的命令式用語。追溯其源可能是過去滿清皇帝批示大臣所上奏議時，使用此種批語；到了民國時代，遂漸成為公文書中的常用批語。

　　對此用語較為迷惑的原因，在對於「著」字的用法和解釋，辭海上對「著」字解釋為一「命令」辭，官方文書中所謂「著照所請」即為同樣用法。

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    讀者可以從上面的例子瞭解，令人費解、滿頭霧水的公文用語所引發的新聞，本文一開始胡市長的例子可不是首例，即便是總統也是如此，雖然十多年過去，可別忘了長年受到如此文謅謅公文養成教育的公務員，許多仍未退休，而且已多為人長官，而當初許多年輕公務員，也是受到如此這般的「薰陶」，對於公文的枝微末節總被要求的甚為嚴厲。作者猶記17年前一位長官為了修改公文前去報到，當年擬稿還是用手寫的年代，原來不是什麼大問題，只見長官拿了一把尺親自指點：「睿呈啊！你看公文稿上面的留空就是『天』，下面的留空就是『地』，『天』要比『地』大，上方留白就是要比較多…」，對於公文的要求已經是精細微小到這般地步，也曾經有人挖苦的說到，長官公文核稿修改，老是對於「之乎者也呢嗎的」斤斤計較。所以胡市長的抱怨，根本是長久以來結構性的問題，稱之為「結構性的歷史共業」也不為過。

總而言之，現在二十一世紀都已經過了11年，許多根深蒂固的思維也必須隨之修正改良，公文簡化更加淺顯，也是符合現代公文書禮儀的原則。之前本部落格也討論過「回覆禮儀」中，回答所用的「口吻」與「用句」也要是對象不同而不同，請參見：「公務禮儀實務～格式體例的『禮尚往來』原則 」

http://tw.myblog.yahoo.com/protocol-tw/article?mid=330&prev=337&next=319

，特別是對於一般民眾的回答，一定要用相對應的口吻，以解決問題為終極目的，再重複一次：「公文是溝通的工具」，對方看不懂也是枉然，溝通就是失敗。由這個新聞案例，與所有公務同仁惕勵共勉之。