成功的生管/物管人員應具備之條件

作者：曾渙釗

製造業裡的每一家公司都少不了一個職位，即計畫員(planner)，負責生產計畫的稱為生產管理師，或稱生管工程師、生管計畫員，俗稱生管(PC)；負責物料計畫的就稱為物料管理師，或俗稱物料(MC)，有的公司延用日語的名稱就叫做資材管理員(師)。 

不論他(她)的稱呼是什麼，他(她)的主要責任就是做好生產和物料的計畫和排程。這是一個十分“心＂苦的工作，每天要面對許多的問題和挑戰，譬如客戶要求插單、提前交貨、變更訂單數量、機器故障停機、供應商延遲交貨、進或品質不良…等。但公司仍得如期出貨給客戶，既要保持生產線的效率及正常運作，又要維持很低的存貨水準。他(她)是製造工廠裡的靈魂人物，神經中樞。面對每天許多可能突發的狀況(天有不測風雲)，他(她)每天要做許多的決策，但大體而言，不脫離三個基本的問題：

1.要生產或採購什麼？

2.生產或採購多少？

3.何時要發出生產或採購訂單？訂單何時應該完成？

這三個都不是很好回答的問題。

成功的生管/物管人員應具備之條件 

想要扮演好成功的生管和物管人員的角色，不是一件容易的事。他(她)要對公司的產品和生產步驟相當瞭解，也要對物料的特性和用途有所認識，還要時時刻刻掌控生產進度和物料的狀況，才能做好生產和物料的計畫和管制。除了專業的技能和知識之外，他(她)還要具備何種特質呢？ 

美國生產及存貨管理協會(APICS)列舉一位計畫人員(planner)應該具備十種的特質，以下就逐項說明。 

1.良好的數字觀念：由於生產及物料的計畫與控制所處理的都與數目有關，例如：生產或採購的訂單數量是多少？哪一個項目(料號)？存貨金額價值多少？而且數目隨時在變，若是缺乏數字觀念，做起來就會覺得吃力，且不易把事情做好。具有良好數字觀念與否多半是個人的天性，後天的努力和改變是有限的，這是擔任此項職務的人要先對自己的特質有所認識。 

2.掌握數目隱含的意義：數目字固然提供了一些資訊，但是它說明了什麼事情？例如：存貨是否偏高或太低？計畫是否可以如期達成？生產的效率是否符合預期？對客戶的如期交貨率是否有改善？這一些都需要生管或物管人員去探討或說明。因此，要對數目字背後隱含的意義有更深的了解，才有助於工作。 

3.承受壓力之下依然冷靜：由於生管/物管人員面對瞬息萬變的狀況，有許多原先意想不到的問題會發生，許多事情無法依照原先的計畫去進行，例如：供應商延遲送貨、庫存料帳不準造成短缺…等，生管/物管人員在此種壓力下，必須依然保持冷靜，才能做好更好的替代方案，使不預期的衝擊所帶來的負面效果減至最低，如果生管/物管人員慌亂，生產和相關部門的人必會隨之慌亂而不知所措。 

4.要有彈性，找出方法做到別人認為不可能的事：由於現實環境狀況一直在變化，原先的計畫無法執行時，生管/物管人員就必須想出較佳的方法來解決問題。而解決的方法不是僅有一種或二種，誠如工業工程人員所遵奉的信條：「凡事都有更好的方法」。生管/物管人員也必須在面對問題時，想出更好的方法，並付諸計畫與實行。

 5.作一個解決問題的人而不僅是救火隊員：生管/物管人員每天都可能面對許多問題，這些問題可能是一時的，也可能是長期以來經常發生的，如果僅是扮演救火隊員的角色，只能把當時或當天的問題解決，但若沒有找出其問題的根源，加以解決，問題仍會一而再地發生。因此，生管/物管人員除了解決一時的問題(救火)，也要設法找出問題的癥結，徹底解決，以免再度發生，或減少其發生的頻率。在實際工作裡，許多生管/物管人員努力扮演好救火隊員每天的工作，卻無力或無心去解決根本的問題，例如建立一個制度或提出改善方案，因此，常覺得十分勞累。 

6.有條理，資料保存良好，準確性高：生管/物管人員每天處理的資料量級大，舉凡客戶訂單、生產排程、製造工單、派工單、採購訂單、供應商交貨單、入庫單…等。如果平時沒有良好的習慣，隨時將這些資料分類、歸檔，以便查詢，避免需要時找不到所要的數據。因此，須先要求自己做到凡事要有條理，而且也要求自己提供給別人或由別人提供的資料，其準確性要高，例如：庫存數、生產完成數、銷售預測數、客戶訂單的規格、數量等。資料若不準確，依據其所做的決策就會錯誤，而錯誤的決策往往需要十倍，甚至百倍的力量才能彌補。

7.堅定以達成預期任務：由於計畫的執行往往會遭遇困難，生管和物管人員必須要有堅定不移的決心，才能排除萬難，達成原訂的目標。

8.好的溝通者：生管和物管人員所扮演的角色是許多功能部門的協調者，因此也必須要具備良好的溝通技巧。此種溝通技巧包括口頭、書面和人際間的溝通，以調和各部門的意見，群策群力，共同解決問題。

9.贏得信賴與信心：生管和物管人員負責計畫和控制，他(她)所做的決策為生產、採購以及其他部門所遵行。因此平常必須建立別人對他(她)的計畫給予尊重和信心，才可能有效地執行。生管/物管人員事前審慎的思考及規劃，並考慮可能發生的狀況，以免「朝令夕改」，如此才能贏得相關部門的信賴和信心。

10.為了解決問題，願意將問題反映至組織裡更高的層級：生管或物管人員面臨的小問題往往是影響整個大企業的大問題，例如：對客戶承諾的貨無法如期交貨、生產線因故停線、工人無事做。此時生管或物管人員就必須立即向上反映，請求上級做裁示或協助解決。許多生管/物管人員也許覺得自己的職務不高「人微言輕」，不敢向上反映，以致拖延處理的時效，小問題擺久了便成為大問題。 

結語 

生管和物管人員是製造業裡協調各單位、擬訂生產或物料計畫的人，要做好這項工作，有些是要具備一些天生的特質，例如良好的數字觀念；有些卻可由對自己的要求和訓練得來，例如前述的遇事冷靜、沉著、堅定、準確性高、良好人員不但會有良好的工作生涯，也是製造業裡一項最重要、不可缺少的資產。