採購議價與談判技巧

文/曾渙釗 CFPIM, CSCP, Jonah 安瑟管理顧問公司總經理

有買賣就會有談判。買方常想可不可以用更低的成本取得更高的價值，也就是一般所說的「物超所值」；而另一方面賣方想的則是可不可以在此交易中獲得更大的利益。但前提是要成交才算數。否則，買方得不到他所想要，而賣方也不會因此而獲利。因此採購議價的目的並不是「你死我活」、「你贏我輸」，或最終雙方「不歡而散」，而應該是：「使買方與賣方達成一致的協議，並作為日後交易行為依循的標準。」 

溝通是談判的重要工具 

議價談判通常是透過面對面的溝通，因為大多數人都是「見面三分情」。雖然目前通訊方更，許多交易可以藉著電話、傳真、電子郵件或視訊會議來進行，但是金額越大的交易，通常是要面對面地坐下來，更重要的是培養雙方的互信。 

採購議價談判之前先要做些「功課」，而不是冒然地開始，這些準備的功課包括下列：

一、設定目標：先問一下自己，你在此次談判中想獲得的是什麼？

二、瞭解談判的對象：是個人、企業代表或政府機構代表？

三、成立談判小組：選擇合適的人選，包括他/她的個性、專業領域等，以求談判小組的成員的優缺點可以互補。

四、蒐集資料：包括市場資訊、價格行情、履約價條件、政府法規等。

五、分析談判力量：瞭解在此交易是買方或賣方較為強勢，彼此的優缺點。

六、分析合約內容並使之成為談判的一項目標，例如付款條件，延長保證期間。

七、擬訂談判策略：選擇合適的地點、時機、方法等。

採購人員在議價談判之前，需要擬訂一些策略，包括選擇合適的時機、地點與對象，以及利用的方法等。談判的時機包括在何時舉行談判；當景氣好轉時，有些產品的需求高，供不應求，這時談判對賣方有利；相反地，當景氣下滑時，賣方的庫存有許多賣不出去的產品時，則對買方有利。談判的地點若在買方的公司或熟悉的地方，就可能有更好的支援而較有利。談判的對象與代表是否有權作最後的決定或需要向上請示才可作最後決定，這些都是事先必須考量的事情。否則會浪費很多寶貴的時間，並提早暴露自己的底牌。

採購議價雙方的立場有時是不對等的，例如前述的買方強勢或賣方強勢。如果是買方強勢時，當然可取得更好的價格和條件。但是當賣方是全世界唯一的生產或供應者，買方別無選擇時，其談判的策略則不僅是在降低成本。買方此時應該爭取的首先是要確保充足的供應量，或是賣方的分配(allocation)比例較高。當賣方堅持不降價時，可否要求賣方縮短交期，或賣方可以就近供應庫存。而買方就必須將短期的訂單化為長期的訂單。提早將訂單發出，並增加訂單的數量，增加自己的談判籌碼。公司裡的高階主管並且要與供應商的高階主管增加互動的機會，定期聯繫。如有可能，雙方可建立夥伴關係，以達到穩定供應來源的目的。買方採購人員在進行議價談判之前，更要隨時掌握最新商情。包括目前市面上的價格，供需的情況，以及賣方潛在的競爭對手等，以先作到知己知彼，才能立於不敗之地。 

事前的成本分析有利議價談判的合理性 

一般而言，採購在進行議價談判時，往往注重的是交易物品的單價(unit cost)。事實上，採購物品的單價通常約占總擁有成本(total cost of ownership)之7至8成，其他尚有運輸成本，報關及銀行手續費、跟催、延遲交貨、品質不良或持有成本等。因此，採購人員在進行議價談判時，也不要忘記設法降低與採購作業相關的其他費用和成本，而使得採購的總成本得以下降。 

採購人員通常十分在意賣方的價格。但賣方在報價時有許多的考慮，一般有公訂價，成本加上和競爭比價幾種方式。公訂價適合用在大眾物質如水、電、石油等，買方的議價空間不大，只有借增加數量，提高談判籌碼，取得數量折扣。競爭比價(competitive bidding)是針對標準產品，產品規格差異不大，可以公開招標或採用「貨比三家不吃虧」的方式，多找幾家比較，以取得更好的價格和條件。而規格特殊的商品，通常賣方會以成本上加的方式，先計算材料、人工、費用之後，再加上合理的利潤作為報價，此時的採購人員就需要具備成本分析的技巧。才能判斷賣方所提出的報價是否合理，或有多大的議價空間。 

談判常用技巧傳授 

採購人員在交易過程少不了要和供應商進行談判，以期獲得有利的條件。談判的技巧很多，目前坊間也有相關的課程傳授經驗，下面就列舉一些常用的談判技巧：

一、以原則開始：如果雙方有意交易，其餘的就好談。

二、先以友善，熱情招待，拉近雙方的情感。

三、拖延戰術：讓另一方無法忍受。

四、懇求：採哀兵政策。

五、暗示未來可能的後果：例如說：「你這次可能得到好處，下次等著瞧」。

六、找到更高階的主管進行面談。

七、借用專家的話。

八、先從小地方開始，因難留到最後才解。

九、開低走高：買方先狠狠殺價，再視情況調高。

十、尋找先例：再要求多一點。

十一、應用第三者：如果你不答應，另有第三者。

十二、談判時多找幾個人：人多勢眾。

十三、設法找雙贏牌。

十四、堅持自己的原則及需求。

十五、假裝無知並請求對方協助，例如說：「我不是這方面專家，所以請協助我。」

十六、轉移焦點，聲東擊西，目的是殺價欲挑剔產品品質不良。

十七、威脅退出談判。

十八、變換談判的人。

十九、設立路障：例如說：「我們公司的經理不會同意。」

二十、要不要隨隨你：「這是你最後的機會。」

二十一、設定最後期限，逾期無效。 

藉實務磨練 技巧才能純熟 

採購議價和談判的方法有許多種，採購人員必須藉著每天的實務工作去磨練技巧，才能越來越純熟；但也需瞭解，議價談判的目的是降低採購的總成本而不僅是單價而已。