[轉載]隨手將紙本文件數位化的關鍵利器 - 麥大克的海岸生活

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[轉載]隨手將紙本文件數位化的關鍵利器

2012/11/29 09:15:27瀏覽472｜回應0｜推薦8

日常工作時，若未能將許多紙本資料與文件數位化管理、保存，是很可惜的，現在，我們可以利用桌上型的掃描設備，讓數位化流程更方便

數位資訊發達的今日，我們日常工作時，仍會收集到許多紙本資料與文件，若能將這些資訊全部數位化管理、保存，可以讓你比其他人更快掌握住重要的情報。過去，未能做好個人文件數位化，可能是因為不能很方便地隨手處理這些資訊；現在，我們可以利用桌上型的A4饋紙式掃描設備，讓數位化流程更方便。

簡單地說，經過掃描器所擷取的數位化內容，直接配合光學文字辨識軟體，早就能夠讓文件中的文字被利用，例如只要利用桌面搜尋軟體，就能夠迅速找到相關內容的文件，而搭配隨掃描器所附的管理軟體，則可以進一步加強這些電子文件的管理與應用。此外，我們也進一步介紹掃描器應用自動化整合的創新做法，讓數位化的工作可以在你的桌面一次搞定。

隨著科技的演進，將文件數位化一直都是大家討論的議題，許多企業也不斷改善內部的流程，減少使用紙類文件，例如將表單文件電子化，並且整合後端的文件管理系統，將文件資訊建立索引，提供資訊內容管理的功能，讓文件可以分享共用、版本控管、文件搜尋、權限控制，有效提供內部人員使用。

但有些文件並不能透過上述的方式數位化，例如研討會講義、展場取得的DM，報章雜誌與書籍中所獲得的資訊，因此我們必須靠掃描器來將文件數位化。掃描器已經是發展相當成熟的設備，特別是搭配應用軟體之後，讓文件數位化的步驟與流程，能夠相當方便地使用，像是自動饋紙的方式，讓掃描工作不須要每掃描一頁就要打開上蓋一次，而掃描的內容也不再只是影像檔，能夠直接以光學文字辨識的方式，儲存成可以搜尋內容的檔案格式。

但是，在一般生活應用中，為什麼我們沒有辦法將這些資訊也做到數位化呢？相信多數人都有不同的答案。

例如，當你參加完一天的研討會，拿到許多說明文件與資料，以及一疊厚厚的講義，這些資訊如果不是立即會用到，由於具有參考價值，丟之可惜，通常我們會希望保存下來，以便日後可以查詢利用，時間久了，獲得的資料越來越多，各種場合保留下來的文件，以及從報紙、雜誌、書籍中所獲得的資訊，經過不斷地資訊收集後，我們可能偶爾會想將文件數位化，但是，因為沒有立即的數位化的需求，數位化這些資料又需要時間，所以我們仍習慣以紙本方式來保存。

又或者是，當你在逛完Computex電腦應用展之後，手中提袋已經裝滿了各式在攤位中所收集的資訊，像是產品DM、相關廠商的講義與文件，以及與廠商交換的名片。在回到公司後，你可能會需要花些時間，來整理這些零散的資訊，將這些有用的文件分門別類的歸檔保存，既然如此，如果在整理的同時，就直接進行文件數位化的動作，是不是比較容易呢？

文件數位化的關鍵是，能否便利且即時地處理
在文件數位化的過程中，如果能夠在整理的同時，利用桌上型的掃描器設備，隨手將多份文件掃描成電子檔案，相信這樣的方式，可以提升我們對於文件數位化的動力

加強個人文件數位化管理的觀念
文件數位化並不只在於保存、管理，還要讓文件能夠方便地被找到，甚至是內容中的文字，可以很快的被擷取出

數位化後，內容中的文字若是可以利用，才有價值
文件數位化，不只是利用掃描器將文件變成電子檔案，也需要進一步管理才能夠有效的被運用，否則就和堆積已久的文件一樣失去功能

如何妥善運用文件數位化的利器
桌上型掃描器提供便利的使用方式與輔助功能，讓我們能夠快速將文件掃描成數位檔案

個人紙本文件快速數位化的訣竅
利用掃描器隨機所附的管理軟體，協助數位資訊在使用與整理上能更方便，此外，還可以搭配文字辨識OCR功能，讓文件搜尋更便利

掃描設備的應用發展趨勢
新的掃描應用方向，包含：輕巧的掃描設備，讓使用限制不限於辦公桌前；搭配雲端運用，能夠隨處搜尋資料；搭配小型伺服器平臺，讓資訊能夠適用於更多人員

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