我們如何知道報紙需要改版了？
        你的報紙是否已經讓人感覺蓬頭垢面了──是否有標題、頁眉、字體、色彩、結構的不協調？或者僅僅是因為你的報紙看起來不那麼入時新潮了？光想趕時髦並不明智，對一個群體來說過時的東西對另一個群體來說可能並非如此。
        一個大致的原則是：如果你正使用的字體曾經在上世紀60或70年代很流行，那麼你的報紙很可能是有點「過時」。（反過來看，對一些人來說，這也可能是一種「經典」，是經典還是糟粕取決於該種字體的特徵，比如字距、行距等，還要與字體周圍的設計元素諸如：留白、花邊、水線、色彩等結合起來通盤考慮。）
        另一個需要考慮的元素是你的競爭對手的情況：如果你的鄰居或者國內的競爭對手應用了與眾不同的字體，你的字體就有可能顯得相對陳舊些。你的報紙達到今天的新聞消費者的心理期待了嗎？
        看看你現在的設計然後問自己：「現在報紙的外觀是否能表達報紙想要表達的內容？」清楚你報紙的長遠目標，然後自問報紙的設計是否「端莊優雅」、「能打動人」或者「有衝擊力」，這些都應該向設計要求效果。（對整張報紙來說，各版面風格並非是絕對一致的，你可以希望你的新聞版面給人以「經典」、「權威」的感覺，同時你可以讓你的週末娛樂版面充滿動感和衝擊力。）同時要提前考慮到報紙所發行的區域、使命、競爭對手，自己的員工在最近這些年內將發生的重大變化，以使改版後的報紙不會很快老化。

或許我們需要的僅僅是一個局部的調整？
        或許是這樣。但經常出現的情況是，那些改版後經過多年，才又尋求「調整」或者「改造」的報紙，此時存在的問題也許並非單純是設計方面的問題，也許是管理方面、用人方面、工作流程方面或者培訓方面的問題，這些問題可能不會在「調整」的時候被提出來。
        讓我們看看自己的報紙，問自己：「我們想要改變什麼？為什麼？」不要單純為了改變而改變。 

改版：依靠自己人，還是依靠局外人？
        一些報紙能夠靠內部人員實行改版。這是因為自己人也許比局外人更加了解報紙的歷史、市場、員工和報紙的使命。而另外一方面，依靠內部人員的改版也許會給報紙的改版帶來「內部政治」、既定的概念和歷史的包袱。而且，他們也許缺乏完成這項複雜工程所需要的能力。
        問自己：我們報社的員工中有沒有對字體、色彩和報紙結構精通的員工？員工是否了解新聞事業的使命並且同時明白諸如複雜的專業圖表的設計？也許最重要的是，這樣的員工是否有時間和領導全體報社人員參與改版這樣的複雜工程的能力？
時間的重要性在於：如果你的藝術總監或者新聞編輯沒有時間去保持和加強改版後的政策的一貫性，那麼他（她）可能會被時間所困而導致不堪重負。同時應當注意，一次優秀的改版所需要的創造性技巧，不同於日常運作一個報紙的設計部門所需要的技巧。
        這樣看起來，很多時候，一個來自報社外部的職業化的改版顧問是有作用的。

我們應當從改版顧問那裡期待什麼？
        我總是告訴人們，報社要在與改版顧問的溝通過程中找尋兩者最佳的「契合點」。顧問將是一個合作者，他的工作就是改進你報紙的面貌以便適合報紙的定位，所以這個人能夠真正順暢地與你報紙的員工溝通是很重要的。（不僅僅是與設計部門的員工溝通，還包括與文字編輯、記者、市場部門和管理層的溝通。）
        一個好的顧問將尋求理解你的市場和你報紙的使命，他（她）的技巧應當適合報紙改版的目標。譬如，我不必精通於印刷機械系統，相信你應該有這方面的專家。我會花費很多的時間在審視報社的人員結構、培訓問題、工作流程、員工創造力、日常計畫和人員協調上，因為這些將直接影響報紙的日常出版。這些也將在很大程度上決定將要在你報紙中所施行的改版的類型。
        一個好的顧問將用報社內部人員不會採用的方式，真正地推動和挑戰管理理念和人力資源配置。他（她）應該發揮補充和補足的作用，而不是替代作用。如果你想要找一個全新的視角來觀察你的編輯部，這也許是一個很好的方式。
        一個很重要的需要考慮的事情是：你的編輯部是否需要一個訓練有素、經驗豐富的記者和一個藝術總監作為顧問，或者兩者都需要？　　

一個合適的顧問會為我們做什麼？
        合適的人選將徹底分析改版項目，從各個不同的角度來看待這一任務。然後他（她）將提供不同的服務，這可能包括但不僅限於以下的方面：
        透過對原先報紙的發展和與報社員工的合作，為改版研究版式、色彩和版面結構。這應當包括與管理層密切溝通，以便使他們接受改版的內容，並且與負責每天「生產」報紙的編輯和設計者們溝通。
        在上門交流的過程中，向管理層和報社員工詳細介紹設計思想。
        與編輯部的改版協調人員一道，對員工技能和培訓過程做出估計。
        與編輯部的改版協調人員一起，研究、製作報紙的編輯手冊，其中最主要的是撰寫手冊的總論部分。這裡有必要強調一下報紙編輯手冊的重要性：任何一個多於2人的編輯部都需要一份出版物的編輯手冊。特別是在改版的時候。一份好的編輯手冊能夠使員工將目光集中於最重要的問題上，比如怎樣製作合格的標題，如何選擇和剪裁圖片，如何為插圖和圖表想出更好的點子。
        我在開始為《波士頓先驅者報》（Boston Herald）改版的時候，遇到的最大的問題是以前該報沒有編輯手冊，導致報紙的每一個版都有其自己不同的風格，各種風格雜糅在一起導致報紙的面貌雜亂。因此，儘快製作一份編輯手冊極為重要。開始，我撰寫了手冊的總論部分：我們改版究竟要完成什麼樣的任務？為什麼？（包括我事先在一次全體員工的會議上徵求的意見，而且我們要讓這一總論在改版後仍然具有生命力。）如何和諧地運用報紙確定的兩種字體？在頭版上留白多大最恰當？報紙處理圖片的新原則是什麼？
        《波士頓先驅者報》的副總編輯琳達‧肯克德負責報紙的設計和出版，她負責撰寫難度最大的部分：簡述改版的電腦程式編碼框架──不光是排版的Mac要用，還要提供給Atex報紙出版系統等。
        正像你想像的，這本包含總論、編碼描述和所配的大量圖片示例的手冊共100多頁。為什麼這麼長？
「我們需要細緻到這一水準的編輯手冊，因為我們將從根本上改變我們報紙的面貌，」琳達說，「同時也是因為我們很長一段時間以來，我們都沒有一本講述細節的手冊，當我剛剛到《波士頓先驅者報》工作時，沒有人──沒有人能夠告訴我這份報紙的標題字體和字型大小使用標準。沒有人能夠回答版面的每英寸有多少行字。」
        在編輯手冊出來後，這些問題解決了。藝術部門和編輯們將從往常要憑臆測做事的狀態下脫離出來，把精力集中到藝術手法、設計指導和圖片編輯中去。
《波士頓先驅者報》改版製作編輯手冊時使用的部分版面示例：
        2 種字體 + 無限的想像力 = 賞心悅目的版面。
        觀察編輯部日常運作和員工交流，包括參加報紙的工作計畫制定會和編前會，以找到發揮編輯部最大合力的管理方式。
        分析人力資源和職員分配，對未來的人員結構重組和招聘、解雇提出建議。
        訓練和培訓編輯部藝術設計部門的領導層，開始改版後一段時間內應及時透過電話、傳真和電子郵件交流改版進程。
        並不是所有的報紙都需要以上的服務。但是可以流覽以上各條選擇適合自己媒體的服務。在考慮是否需要聘請顧問幫助改版的時候，問自己：「我們是否有時間、精力、經驗，靠自己內部人員完成所有這些工作？」 

一次改版需要多長時間？
        這要看出版物的規模、員工的能力、專業化程度來定。另外一個重要因素就是：更換、調試印刷設備、改變編輯部的人員構成、導入新的部門等等。總起來說，一份大規模的報紙改版最少要持續9個月才能完成改版的主要工作。小報紙可能只用3個月就能完成。

一次改版到底要花費多少錢？
        這是個大問題，答案有多種可能性。花費通常要看報紙的規模有多大，報社的自有團隊能自我承擔多少改版任務。客戶培訓的費用，回訪、客戶服務費用等。
        很多編輯和發行人發現找顧問的花費與短期（9個月到1年）雇佣一個有一定經驗的外報美術總監花費差不多。
        但別忘了，你正在為你的報社和出版物建立新的企業識別系統，畢竟新的形象至少要生存十年。這可不是件小事。
        同時要注意，除了請顧問的費用和花費外，還有更換印刷設備和軟體系統的花費。　 

改版一定能使我們的報紙更加吸引人嗎？
        這個問題具有一定的迷惑性。要注意，不要將報紙的外觀骨架（即報紙改版所重點關注的部分）與你放入報紙骨架內的材料混為一談。鮮活的內容只有當你的員工收集並展示出來時，才具有生命力。這取決於你為他們提供的培訓，你為他們制定的目標，你為他們創造的工作環境。
        最糟糕不過的事情是，改版後報紙有了更漂亮的字體和色彩，吸引了更多的注意力，但內容卻是非常枯燥！讀者不會被愚弄。最好把改版當作一個合乎邏輯的由頭，來重新考慮和定義你所需要的是什麼樣的故事，你要的是什麼樣的標題，你選的是什麼樣的圖片，你主導的是什麼樣的美術方向（圖表、圖示等）。當然，這一切改變都需要由最高管理層來發起，需要一種自上而下的討論。
        但是並非所有的顧問都能像處理設計問題一樣，精通處理內容問題。有些問題需要報社人員自己考慮。　 

改版能為我們增加多少發行量和利潤？
        這是個有非單一答案的好問題。沒有顧問會保證改版會帶來發行量短時期內的顯著提升，他們也不應該這樣保證。許多改版伴隨著新聞量的增加，發行範圍的擴大，火力更集中的發行戰役等，這些所有的行動或者行動的組合都能帶來發行量的增加。
        除了發行量的躍升以外，發行人也許會認為好的改版能改善正在惡化的讀者關係；提升士氣和產品質量；使發行公司的其他報紙衍生產品增加銷量，如：增加報紙網站的流覽量或者相關出版物的銷量。 

附1：製作新編輯手冊的幾點技巧
        
一、編輯手冊的索引非常重要：這決定著使用者能否迅速找到他們所需要的內容。在手冊前面的頁碼單獨製作一頁內容，告訴使用者如何使用手冊，如何查找內容，這份手冊的使用年限。 

        二、將手冊設計為活頁手冊，這樣，每當報社出檯新的應進入手冊的內容，可以隨時印發，加入手冊，而不必重新印製。 

        三、在手冊中加入色譜。報社在改版中選定的報紙經常使用的各種色調，可以用CMYK系統來表示，最好是列印小面積的色彩樣張。使用白色襯紙來展示深色樣張，使用黑色襯紙來展示淺色樣張，以展示各種字體和色彩在報紙上的實際效果。

        四、編輯手冊中包含圖表的製作標準也是個好主意，可以清晰地標明圖表各部分的文字使用什麼字體和字型大小，也可以描述你的報紙中圖表製作的工作流程，甚至可以包含一份圖表製作申請單樣本。 

        五、在《波士頓先驅者報》中，包含報紙對新聞照片使用的道德標準。你同樣也可以在編輯手冊中附上一份報紙目前的照片刊登申請表。 

        六、當報社員工已經適應了改版以後，你對報紙的設計要求就可以更加具體。指派專人，採集本報中的優秀版面（一兩個月一次即可），把這些版面縮小列印出來，夾到編輯手冊中。這不光可以當作樣本版面，還可以在接下來的月份或年份中激勵你的員工。 

        一本好的編輯手冊的關鍵的功能是為報紙建立規範的歷史。如果你的編輯手冊10年來沒有大的變化，那它就像一件值得珍藏的東西了。你的報紙也將像這本手冊一樣珍貴。　 

附2：四家報紙改版的經驗教訓
        
伴隨報紙改版的，經常是媒體和公眾的褒貶。讓我們看一下對4家改版報紙的公眾和媒體評論。 

1、《波士頓環球報》（Boston
Globe, 1872）
        「報紙無疑是最受到尊重的媒體形式。一份好的報紙對一個家庭來說，就像家庭中的一個成員。胡亂地修補報紙是很危險的。」《波士頓環球報》的督察員傑克‧湯瑪斯針對該報的改版做出評論。很多讀者也不喜歡改版後的報紙，認為報紙失去了自己的特色，「變得像《今日美國》。」另有的人說，改版後報紙活像地方小報。《波士頓環球報》隨後又根據讀者的反映，對改版作了局部的修正。　
　

2、《聖何塞新聞》
        
讀者和批評家經常把改版的概念和內容的任何變化混為一談。《舊金山市週報》這樣評論該報的改版：噢！哈！《聖何塞新聞》改版了！而文章中的絕大部分內容都是集中在《聖何塞新聞》想要進入舊金山市市場的努力上，而不是改版後的版面設計上。讀者也是這樣。這難道不是迴避設計和內容之間的區別這一問題的實質嗎？
        反正我認為，《聖何塞新聞》改版後，版面更加清晰雅致了。

3、《奧蘭多哨兵》（Orlando Sentinel）
        
如果有讀者指出新的版面設計或者字體不便於閱讀，應當追問下去，他們為什麼會有這樣的感覺，具體原因是什麼？
        在我們為《奧蘭多哨兵》改版的時候，我們確實增大了正文字型大小。然而仍有讀者堅持認為我們減小了字型大小，讀起來吃力了。
        這種視覺誤差是不是因為報寬被輕微地收縮了？或者他們所指的不是新聞內容的正文字型大小，而是指短訊或導讀等其他元素的字型大小？這都是有可能的。
在你根據讀者的意見加以改進之前，一定要弄清楚讀者意見所指。　　

4、《林肯每日星報》（Lincoln Journal Star）
        
對原報紙的熟悉是改版後讀者認為報紙易讀性下降的最主要的因素，讀者最終會適應這一變化。　
        《林肯每日星報》在我們的建議下改版。該報改變了其頁寬、新聞版面設計，還改變了字體。其中的任何一個因素都足以影響文章的易讀性。把這些因素綜合起來，報紙的面貌變化就比較大了。報紙出版後，有少數讀者不喜歡新報紙。確實，報紙實際上的尺寸縮小了，但是我們知道，在視覺上人們會覺得報紙增大了。欄目劃分板塊化，至少隨著時間的推移，讀者會認為其更可讀。
        該報編輯大衛‧斯托夫勒承認：有些在一開始打電話來抱怨報紙尺寸縮小，不易閱讀的讀者，後來又打電話來收回了以前的意見。