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速讀新聞-時間管理問題,可能是專注力問題
2017/08/21 00:00:00瀏覽10|回應0|推薦0

工作很忙碌,壓力越來越大,時間管裡似乎快要沒效了,該怎麼辦?

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一位高階主管可能說,他的團隊進行的重要專案沒有明顯進展,但員工看起來相當忙碌,壓力也不小。於是,「時間管理」成了這個問題的萬用解決方案。

 

根本原因不在管理時間,而是管理注意力。而且,這些注意力管理問題,不是出在員工的技能不足,而是出於更廣泛的文化問題,資深領導人無意間強化、或至少縱容了這個文化問題。

 

分心是高品質知識工作的最大障礙之一,一年造成約一兆美元的成本。解決這個問題的第一步,是把它當成企業文化問題,值得高階主管注意。

 

許多領導人不經意地容許、或甚至主動促使下列四種狀況出現,以致妨礙團隊的專注力,以及展現最佳工作成果的能力。

營造的環境,讓員工無法專注。知識工作的產品是創意、構想、決策、資訊與溝通。所有這些都需要相當長時間持續聚焦。但許多辦公室的文化,是無論溝通的主題或來源為何,預設所有溝通都一樣急迫,應該立即得到回應。

 

有時候會發生這種情況,是出於服務顧客的需求。員工只能斷斷續續處理其他的每一項任務,在處理訊息的空檔,每次花30到120秒來處理其他任務。

公司應該把面對顧客或客戶的問題,移交給客服專員,他們的職責較偏向處理回應式的工作。應該讓高影響力員工遠離那些事務,給他們更多不被打斷的時間,專心處理他們負責的工作

 

不妨考慮使用自動回應器,或是在你電子郵件署名的地方加一行字,告訴顧客若有急迫的事情時,要如何聯絡你。同時,也要確保在內部溝通時,不期望同事立即回應。員工,特別是千禧世代,愈來愈避免使用電話和面對面溝通,但敏感和急迫的資訊,較適合這些管道。你應提供有彈性、但明確的指導準則,說明如何有效運用公司所有的溝通管道。

 

試著調整安排支援性員工的工作時間,讓每個人都有遠離電話和電子郵件的時候,以便專注細心解決問題,以及把其他有意義的工作做好。另一個做法,是指派一位「分類」人員,只負責處理進來的訊息,並把問題分派給其他人去解決。前述兩種做法,都會讓支援性員工有機會全神貫注解決問題。這可能會讓顧客更滿意。當員工有機會思索問題,就更有能力看出系統性問題,以及改善產品和政策的機會。訓練員工了解,良好的顧客服務不只是要及時回應他們,也要以周延、細心和令人滿意的方式,解決他們的問題。

如果你期望某位員工全年無休每天二十四小時待命,以防萬一發生「緊急狀況」,那麼這個人基本上沒有休息的一刻,因為他們仍必須注意工作上的通訊,「以防萬一」。即使沒有緊急狀況發生,他們還是會看到其他的工作情況。即使他們選擇不回應,他們 心裡仍時時刻刻記掛著工作,沒有真正抽離的時候。

要解決這個問題,組織裡的每個職務,都要有個值得信賴的代理人。如果某位員工沒有代理人,不管那位員工是否留任,對組織的業務都有風險。如果他離職,並帶走所有的業務知識,公司可能需要好幾年才能恢復。如果他繼續待在公司,可能會承受很高的壓力(這對他的工作產出來說不是好事),或是心力交瘁(如此你還是得找人接替他,無論是暫時或永久接替)。

如果你是領導人,並認為員工可能為「時間管理」所苦,就請先檢視這些問題。你要採取的第一步,可能是處理和注意力管理有關的文化問題。雖然許多員工確實為時間和注意力管理所苦,但除非領導人解決根本的文化問題,否則解決方案難以持久奏效。(摘錄自哈佛商業評論2017/03/31)

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