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蓋印及簽署
2013/12/03 19:46:24瀏覽7708|回應14|推薦1

蓋印及簽署
  公文書製作完成,蓋用機關印信或首長簽署,始生效力,中外皆然。《公文程式條例》第3條規定,機關公文視其性質,蓋印、職章或簽字章等。至於何種文件,蓋何種印章?詳細規定在《文書處理手冊》第40點。
  我國印信分為:國璽、印、關防、職章、圖記5種,該5種法定印信,不得自行刻製。依《印信條例》規定,機關首長為薦任以上者,其印信由總統府製發,永久性機關發印,特殊性機關發關防,首長、次長另製發職章。為求慎重起見,印信的申請、製發、啟用、換發及繳銷,都有嚴格規範;若有人質疑,可持蓋有印信的公文書,向總統府或主管機關申請印信鑑定,以確定文件為真。(註一)
  除上述5種「法定印信」外,《文書處理手冊》第84點規定,為應處理文書需要,各機關得自行刻製包括:條戳、簽字章、鋼印、校對章、騎縫章、附件章、收件章、職名章及電子文件章等章戳。其中,簽字章係依首長的簽名刻製,須要蓋用時,不必首長逐件親簽,而由監印人員蓋用簽字章來取代,此為「簽署」之由來。
  理論上,每件公文書均應蓋用「法定印信」,才具法律效力。惟公文書種類繁多,若全蓋印信,不僅不切實際,也影響效率。所以,最重要文件如:令、公告、聘書、授權狀、證明書及執照等,蓋機關印信外,還得蓋首長職銜簽字章。重要文件如:呈及上行函等,在印妥的首長全銜或職銜、姓名之後,蓋職章。一般公文如:平行函及下行函等,蓋首長職銜簽字章。另外,書函、開會通知單、移文單等,則蓋機關或單位的條戳。(註二)
  授課時,有人提問:為什麼有些公文蓋印?有些公文蓋首長簽字章?蓋印及蓋簽字章,效力會有不同嗎?其實,蓋印及蓋簽字章,效力一樣;只因公文的種類、區分及重要性之不同,而採蓋印及簽署而已。

註一:參閱【總統府的故事/製作印信】乙文。
註二:參閱【文書作業問題/正確的蓋印方法】乙文。

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引用
引用網址:http://classic-blog.udn.com/article/trackback.jsp?uid=chhsia1113&aid=9739594

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sun
2018/12/09 08:03

老師您好:

冒昧請教"公文函蓋的首長簽字章其印章大小有無規定?"

感謝老師的回覆

夏老師(chhsia1113) 於 2018-12-09 18:11 回覆:
《文書處理手冊》對於簽字章,僅規定質料為木質或橡皮刻製,沒有規定大小。不過,一般機關大都採長約10公分、寛約2公分,請參考。

sun
2018/11/27 16:06

老師您好:

幾個問題想要跟您請教

因新舊首長12月25日交接,那麼在函、奬狀如何用印及首長簽字章字的大小有無規定?

函是否依發文日期決定蓋新或舊首長簽字章,案例1:交接當日(12月25日)蓋到舊首長批示且公文發文日期為12月24日的函,則蓋舊首長簽字章;案例2:交接當日(12月25日)蓋到舊首長批示,但公文發文日期為12月25日的函,則蓋新首長簽字章。是否正確?
奬狀是否交接當日(12月25日),則皆蓋新首長簽字章?

還請老師解惑,謝謝。

夏老師(chhsia1113) 於 2018-11-29 10:06 回覆:
蓋章,當然要以交接日為原則。新舊首長12月25日交接,12/25當天及12/25以後,要蓋新首長簽字章;若是公文,要以發文日期為主,例如:12月24日的函,即使在12/25才發出,也要蓋舊首長簽字章。至於所提案例2,則要儘量避免,若是舊首長批示,而發文日期為12月25日,仍須蓋新首長簽字章,因為是:機關業務是延續的,首長僅是機關代表人而已,因此要以發文日期為基準。

Ching
2018/10/30 18:08
老師您好:
本人為大學文書組人員,
有個問題想要跟您請教,
有一份函,正本是發給市政府,
但是副本是給教育部,
那麼在用印上是依照正本為主蓋校長***,
還是因為副本是教育部為上行文,署名校長***及蓋小官章呢?
還請老師解惑,謝謝。(loveyou24hr@yahoo.com.tw)
夏老師(chhsia1113) 於 2018-11-02 10:19 回覆:
所提:「署名校長***及蓋小官章」用在上行文,及無隸屬關係下對上的平行文(例如:交通部觀光局給財政部)。本人未知你們跟市政府的關係,若是大學給台北市政府,由於直轄市政府與教育部同位階,因此用「校長***及蓋小官章」;若是國立大學給新竹市政府,由於新竹市政府非直轄市政府,屬於同級的平行文,使用「校長***(簽字章)」。但無論如何?即使副本給教育部,仍須用「校長***及蓋小官章」,須知:蓋章屬於禮貌的一環,禮貌可以多、不可以少。

林's
2016/12/13 14:37

老師您好,有一個疑問想請教您,正本上有教育部(為上級機關),公文應蓋校長職章,若正本有教育部也有個人或其他非上級單位,是不是只有教育部蓋校長職章,剩下的都用簽名章?還是正副本都是要蓋校長職章?感謝老師的回覆

(fifimibow@gmail.com)
夏老師(chhsia1113) 於 2016-12-13 18:03 回覆:

沒錯!依《文書處理手冊》40.3.3.規定,上行文用校長職銜、姓名、蓋職章,其餘【個人或其他非上級單位】應是平行文,蓋職銜、簽字章。惟所提【正本有教育部也有個人或其他非上級單位】,實務上極少有3種不同性質的對象,都列為正本,應當是【個人或其他非上級單位】屬於副本收受者。


迷茫
2016/06/28 06:31
像聘書這東西,蓋了印也核發出去,
若內容筆誤,政府機關可再更改?
夏老師(chhsia1113) 於 2016-06-28 21:22 回覆:
當然可以更換,應請對方退回,再將修正完畢的聘書寄送;必要時,要請對方諒解,畢竟聘書是重要的文件,不可有錯誤之處。


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2015/04/07 17:02

夏老師好

冒昧請教,老師賜復"如此一來,也"

是否還有後續?

謝謝老師。

瑋宸敬上

(本留言老師可刪除,謝謝!)

"

夏老師(chhsia1113) 於 2015-04-07 22:10 回覆:
沒錯!漏掉以下幾個字:也就不會引發輿論的關注.


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2015/03/31 15:59

夏老師您好:

前陣子馬總統說:簽字章不是簽名,引起輿論關注。昨日(3/30)中廣新聞網報導柯市長希望北市府日後公文簽署「誰決定的就蓋誰的章」一事(http://ppt.cc/FpA5),就蓋印專業而言,不知老師有否評論呢?

拙見以為,依據公文程式條例第3條第四項規定,「機關公文蓋用印信或簽署及授權辦法,除總統府及五院自行訂定外,由各機關依其實際業務自行擬訂,函請上級機關核定之」,似無不可。

謝謝老師

瑋宸敬上

夏老師(chhsia1113) 於 2015-04-01 10:38 回覆:
  柯市長帶有「自戀性格」,自己認為對的,都是別人不對!即以「誰決定的就蓋誰的章」為例,若真的實施,將會紊亂「分層負責」的制度,例如:有些簡易業務由科長決定,科長那有對外行文的章。再者,有些訴訟案件非以「機關首長」為代表不可,若是該案件授由局長決定,不蓋市長的章,法院會以「當事人不適格」為由駁回。馬總統說話也有問題,他不可一概撇清,他應該這麼說:「雖然簽字章不是簽名,但既有我的簽字章,我就負『政治責任』。」如此一來,也

lin
2015/01/26 21:54

老師您好,請教用印疑問

一份用印文件,機關名稱可否多繕打單位名稱,例如:機關名稱是OO縣政府,可否把機關名稱繕打為:OO縣政府OO處,蓋OO縣政府印信?

夏老師(chhsia1113) 於 2015-01-27 22:35 回覆:

  蓋印必須與發文者配合,不能「OO縣政府OO處」為發文者,卻蓋「OO縣政府」的印信。


lin
2014/11/23 22:22
老師您好,有一用印疑問請教老師,已用印或主管核章的文件能否再以影本蓋印(即在影本上再蓋印)?
夏老師(chhsia1113) 於 2014-11-24 14:54 回覆:

  一件公文是否有效?不在於是否正本或影本,而在於蓋印。用打完文件,再影印,蓋用機關印信,沒有問題;但蓋完印,再影印,就僅能稱為「影印本」。另外,所提「已用印或主管核章的文件能否再以影本蓋印」,重點在於有無簽報長官核可?若承辦人或監印人員任意為之,當然不可!(註:請參考《文書處理手冊》46.4.規定:「凡發往甲機關之文稿已經發出,又須以同樣文稿發往乙機關時,應將原案調出,加簽說明,擬照發乙機關,經陳奉核可後,即送請文書單位繕發,不必重行辦稿。」)



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2014/09/16 21:25

夏老師您好

請教印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法第五條規定略以:...填具印信啟用報備表 (表內印模以墨色拓印...),請教為何要用墨色呢?另,如何正確的拓墨呢?(有前輩說用墨汁,有說用黑色印臺,有說以海綿沾墨油當印墊...等等)

敬請  賜教,謝謝老師

瑋宸敬上

夏老師(chhsia1113) 於 2014-09-17 09:57 回覆:
  印信啟用時,先銼去四角小柱,再將墨色拓印的印模,回報原製發機關(總統府)存檔;未來若有人對某證件之印信,懷疑真偽時,可向該機關申請檢驗。原製發機關根據存檔的印模,加以比對,即可判定真偽。至於使用墨色拓印,一則墨色最為清晰,二則利於掃瞄存入硬碟內。墨色拓印究用墨汁、黑色印臺,或海綿沾墨油當印墊,本人不是很清楚,請向原製發機關請教。
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