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公文夾
2013/11/25 19:43:02瀏覽10084|回應0|推薦1

公文夾

  公文夾,俗稱為「卷宗」,依《文書處理手冊》第30點第1項規定:「文件經承辦人員擬辦後,應即分別按其性質,用公文夾遞送主管人員核決,如與其他單位有關者並應先行會商或送會。」

  公文遞送過程中,無論陳核或送會,都應置於公文夾內;即使承辦人草擬公文時,偶有離開座位,亦應置於夾內,以防他人窺視(註一)。所以,有人以公文要穿衣服為喻,著實十分貼切(註二)。再者,使用公文夾,可避免公文散失,亦可藉由顏色,區分公文時效,作為優先處理之判別。

  一般而言,公文夾分為4種顏色,紅色代表最速件;藍色代表速件;白色代表普通件;黃色代表機密件。不過,視實際需要,亦得另訂其他顏色或方法,例如:橘色代表最速件的機密公文(紅色+黃色);綠色代表事涉經費的公文;機密件另用特製的機密封袋……等。此外,亦可在夾面上註明「請用印」、「提前核閱」或「即刻繕發」……等訊息。

  公文夾之尺寸及封面格式,依《文書處理手冊》的規定:

一、尺寸:公文夾未摺疊前之尺寸,以長x寬為56 x 40公分,四邊留3公分由外向內摺邊,摺疊後長x寬為50 x 34公分為原則(註三)。

二、封面格式:公文夾正中間標明「(機關)公文夾」,中間下方標示「承辦單位」,左上角預留透明可插式空間,以標示會核單位或視需要加註其他字樣。

三、公文夾內面左頁須印「說明及注意事項」(註四)。

  公文夾只是辦公用具,對於推動公務而言,算是細微末節;但本人在某機關講課時,該機關主秘對我說:「時下年輕公務員,都已高考及格了,公文須放入公文夾(卷宗),也不知道。」倒是值得重視!

 

註一:《文書處理手冊》第76點「一般保密事項」第5項規定:「文書放置時,應置於公文夾內,以防止被他人窺視。」

註二:「公文要穿衣服」,是本人在某機關講課時,有位女性主管所提及。

註三:有些機關公文夾兩側,一側按規定採由外向內摺邊,一側則未摺邊,以利使用迴紋針(魚尾夾)夾住參考資料,算是不錯的設計。

註四:「說明及注意事項」,依《文書處理手冊》附件6註明以下文字:

一、公文夾專供機關內各單位遞送文件之用。

二、公文夾上須填明單位名稱。

三、公文夾顏色用途區分如下,各機關並得視實際需要自行訂定:

 ()紅色-用於最速件

 ()藍色-用於速件

 ()白色-用於普通件

 ()黃色-用於機密件

四、會簽會核時限如下:

 ()最速件1小時

 ()速件2小時

 ()普通件4小時

五、會簽、會核應依次傳遞。

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引用
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