公文禮節

　　日前，在文官培訓所上課，與主事者閒談，提及年輕公務員，面見長官不說「報告」；長官面諭時，不說「是！」，而用「好！」回答，甚至用洋人習慣的「啍嗯！」。本人或因服完兵役，加上在總統府服務，早已視這些禮節為當然，既有人關心，僅就有關「公文禮節」部分，臚陳於後：

一、撰擬文稿：機關名義行文，應持「不亢不卑」態度，無須過謙敬語；但公務用的私文書（箋函），仍須符合書牘的基本架構，但可省略非必要的應酬語。文書作業中有所謂「抬寫」之說，亦即寫到對方，另起一行或空一格，前者稱「平抬」，後者稱「挪抬」，用以敬意。公文書可以挪抬，不必平抬；箋函則視情況，交互運用。

（一）公文中，寫到長官個人，得用挪抬，例如：「馬總統」、「劉院長」等，得在「馬」、「劉」之前空一格；至於寫到上級機關，例如：「總統府」、「行政院」等，則無須使用挪抬。

（二）行文時，除應適當使用「公文用語」外，並應注意挪抬的運用。稱上級機關為「鈞○」，稱長官為「鈞長」，均宜用挪抬；對上級的期望語，當中亦宜用挪抬，例如：「請　核示」、「請　核備」、「請　鈞閱」……等；平行的期望語，得不用挪抬，如「請查照」即可。另外，針對長官的指示，撰稿時，宜用「奉　示」、「奉　諭」，表示敬意。

（三）須用挪抬時，又當置於一段、一項或一行的起頭，由於已具敬意的「平抬」，無須再空一格，如「鈞長」用在一段開頭，不必再用挪抬；又如「請　核示」的「核示」，置於一行起頭時，也不用挪抬，更不宜將「核示」2字，分在兩行。

（四）為示對人的尊重，個人姓名不宜分在兩行，例如「○○局科員張小明」，不可將「張小」放在上一行，「明」放在下一行。

（五）對長官自稱「職」，不宜過謙稱作「竊職」、「卑職」等；以往為表示自謙，大都縮小並側寫，但使用電腦繕打，不易側寫，可改以較小字體，但應避免置於每段或每行之首。

（六）對平行或下級機關行文，不宜將「副本」給上級機關或上級長官，以免因用語差異而造成冒失。

（七）箋函須適當使用「稱謂語」、「提稱語」、「結尾敬辭」、「問候語」及「署名敬禮」等，茲簡述如下：

１、稱謂語：要視對方的輩份、職銜、姓名及性別而定。輩分高者，可用「公」字，女性則不稱「婆」，例如：吳伯雄先生可稱「伯公」，葉菊蘭女士不可稱「菊婆」；平輩及晚輩則以「名」為宜，遇單名或女性時，則可只用「姓」，例如：立法委員雷　倩，可用「雷委員」。另為表示關係親切，可加「吾兄」2字，例如：平輩的新聞局局長蘇俊賓，可用「俊賓局長吾兄」，但女性不可用「吾姊」、「吾妹」，以免引人遐想。文中若要對「吾兄」使用平抬時，將「兄」另起一行，不可連同「吾」字，一併使用平抬。

２、提稱語：意在請人察閱，與收信人身分有關，例如：政界長輩常用「鈞鑑」、「勛鑑」；師長常用「函丈」、「道鑑」；軍中長官常用「麾下」、「幕下」等，不可錯用，以免失禮。

３、結尾敬辭：意在請人收鑑，並作為結尾，常用「耑此」2字，對長輩則用「耑肅」。

４、問候語：信末向對方致意，常用「敬請崇安」、「順頌勛綏」等，但應注意「崇安」、「勛綏」須另起一行（平抬）。

５、署名敬禮：對長輩，自稱「晚」、「後學」。對平輩：男性之間，可自稱「弟」；女性之間，可自稱「妹」；異性之間，不可稱兄道妹，應直接署名。關係親密者，僅寫「名」；關係普通者，用「姓名」。再以「敬上」、「拜啟」等敬辭禮敬。

二、用印：

（一）致「函」上級機關，應使用印信（印、關防、職章），不可使用章戳（簽字章、條戳），印信以紅色蓋用；章戳則可用藍色或黑色。

（二）公務用的箋函，可用發信人的名章，或首長職章，蓋用紅色，弔喪則改以素色。

三、紙張：電腦列印，一律使用Ａ４白紙；放入小型公文封，平分三摺；放入中型公文封，採對摺。箋函使用傳統信箋時，用八行宣紙，以毛筆小楷書寫，最為尊敬，先一直摺，再一橫摺，大小略如信封；但不可反摺，反摺表示報凶或絕交。

四、信封：

（一）直式信封以中間有長方紅格，最為適宜；橫式信封，以純白色，最為大方；弔喪信封，忌用紅色。

（二）無論採用「口洞式信封」或「傳統信封」，均應依規定書寫，如用傳統信封且受信者為個人，應將姓名、稱呼及台啟，由上而下（由左而右）勻稱書寫，例如：受信者為新聞局局長，可用「蘇局長俊賓先生鈞啟」或「蘇局長俊賓鈞啟」，無須側寫，但有人習慣將「名字」側寫（不可側寫「稱呼」）；再者，按輩分及身分不同，使用「鈞啟」、「勛啟」、「道啟」、「大啟」……等；除非內容涉及私密，慎用「親啟」2字，但絕不可用「敬啟」，以免失禮。

五、便條及名片：

（一）便條：為求簡便，凡借書、還物、訪晤、稱謝……等細事，可用便條，並遣人帶致或留言，不可郵寄。惟內容不宜涉及私密，對長輩或新交，以不用為宜。

（二）名片：原作自我介紹，但亦可作為便條之用，如訪友未遇，在名片背面聊聊數語，以「名正肅」（長輩、平輩）、「名正具」（晚輩）代替署名；正面姓名之後寫「頓首」、「謹上」、「拜上」……等；如請人送交，加「面陳　○○○」字樣。以名片代便條，對尊長談事，以不用為宜。

　　公文禮節，多樣而細緻，再周詳的敘述，難免遺漏。以上所述，僅就個人公務經驗，整理而成。惟時代不斷進步，書寫工具由毛筆而電腦，傳遞方式由信差而電郵，有關公文禮節亦應有所調整；再者，對於禮節的看法，常因人、因事而異，若出自誠心，而與禮有違，當視為「無傷大雅」；若因無心之過，也不必苛責。至於身為部屬者，切莫視禮節為迂腐，肆意而為。身為主管者，無須過份著重公務禮節；否則，得不到部屬的向心力，亦可能因此而埋沒部分有才華的人。