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公務登記
2021/01/18 09:17:46瀏覽1266|回應0|推薦31

公務登記
        早年,行政機關有項「公務登記」業務。近年,利用授課機會詢問部分公務員,是否聽聞此事?多數人顯露「一頭霧水」的表情,也許這項業務早已消失無蹤,或是淪為例行性工作,鮮少有人重視此事。
        這項業務,原先規定在《文書處理檔案管理手冊》第拾章,大意是:各機關公文書,除承辦人隨時將辦理情形登載於處理登記簿外;若有重大施政,尚得指定專人登記。其目的,乃作為行政工作之依據,並提供編史之參考。民國93年12月,《文書處理檔案管理手冊》修訂為《文書處理手冊》時,刪除了「公務登記」乙章,或因不再列入手冊內,這項業務也就乏人聞問。
        公務登記,沒有立即明顯的效果;但從長遠的觀點來看,執行每項業務若能了解事情本末,知曉過去所遭遇的問題,當可達到事半功倍的助益。去年,受某新成立的機構邀約講課,特別強調:新機構若能重視文書處理,包括:公文登錄、工作日誌(公務登記)、檔案管理…等工作,且能忠實完成各項手續,短時間內雖未見成效,但一、二十年後,就能發揮鑑往知來的價值。
        民國62年,行政院推動公文改革(註一),並發行《行政機關公文處理手冊》以為處理公文之依據,該手冊係採活頁裝訂(註二),遇有修訂或增補時,得以隨時抽換、補入。手冊內,訂有「作業要求」乙種,原有8項由於遺漏1項而為7項;翌年,行政院發現有誤,隨即請各機關抽換。民國74年,修訂為《文書處理檔案管理手冊》時,或許採用未經抽換的《行政機關公文處理手冊》為藍本,因此仍維持7項;惟附錄的「公文製作表解」則列為8項,直到民國104年修訂《文書處理手冊》時,索性把表解中第8項刪去,以維前後一致。
        前述作業要求8項,想必源自民國20年商務印書館印行的《公牘通論》乙書,該書為訓政時期公務員訓練教材,書內亦有「撰擬8法」。至於現行的8項,究為何人所創?有待查考;惟第8項解釋為:「周詳:對於案情複雜、關係重大的案件,應由機關內部業務所屬一級單位主管或指定的人員負責簽擬,提出兩個以上意見或辦法,並分析其優劣利弊,以供採擇。」此與現行文書作業並無出入,列入有益無礙。
       作業要求8項,即為:正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整、周詳。探究這8項,乃是撰擬公文的觀念,多1項、少1項,在工作上沒有多大影響(註三)。但在一般人的認知裡,4與8都是一個穩定的數字,既然有公文文字力求「簡淺明確」4項,作業要求自然應以8項為宜,若予以刪去,似有「削足適履」之憾。
        所以舉作業要求8項為證,乃因當年若有人把這8項的來龍去脈,列入「公務登記」,相信對問題的理解,會有所助益。因此,為了保留「行政記憶」,行政機關宜恢復並重視「公務登記」之這項業務。  

註一:參閱【回顧民國62年的公文改革】乙文。
註二:活頁裝訂,又稱散裝本,最常用的方法即是將資料的邊緣打孔(通常為3孔或4孔),並將之放置於有3個或4個鐵環的檔案夾中。此鐵環係以機械原理設計,很容易打開或關上,非常便於抽取或放入資料。一般政治、法律、社會以及科技方面的重要資料,經常需要加以修訂或補充。活頁裝訂的方式可以隨時將更新資料插入原本,以維持內容的新穎。參考http://terms.naer.edu.tw/detail/1682145/
註三:參閱【公文製作的作業要求】乙文。

建立撰擬公文的正確觀念,有公文文字力求「簡淺明確」4項原則,有正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整、周詳8項作業要求。

現行《文書處理手冊》刪去第8項周詳,似有一種「削足適履」之憾。

《文書處理手冊》第16點有作業要求7項,係因早年遺漏1項所致。

民國20年,上海商務印書館印行的徐望之所著《公牘通論》乙書,該書為訓政時期公務員訓練教材。

《公牘通論》書內亦有「撰擬八法」乙節。

民國87年7月,行政院編印的《文書處理檔案管理手冊》,尚有「公務登記」乙章。

《文書處理檔案管理手冊》第拾章「公務登記」內容。

民國62年,行政院發行《行政機關公文處理手冊》以為處理公文之依據,其中作業要求遺漏1項而為7項;翌年,行政院發現有誤,隨即請各機關抽換。

此為前述公文的內頁,敘明作業要求第8項內容。

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引用
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